CE-Software: Für wen lohnt sich was? Vier Zielgruppen im Vergleich

Für KMU und Maschinenbauer ohne CE-Abteilung

Im typischen KMU gibt es keine CE-Abteilung — es gibt eine Person, die CE „mitmacht“: der Konstruktionsleiter oder ein erfahrener Projektingenieur, zwischen Angeboten, Konstruktion und Inbetriebnahmen. Gebaut werden wenige Maschinen pro Jahr, oft mit Monaten Abstand. Die Vorlagen stammen vom letzten Projekt, das Wissen steckt in einem Kopf, und bei jeder neuen Maschine beginnt dieselbe Frage von vorn: Welche Normen gelten diesmal — und gelten die vom letzten Mal überhaupt noch?

Typische Schmerzpunkte

• Keine Routine: Zwischen zwei CE-Projekten liegen Monate — das erneute Eindenken in Methodik und Rechtslage kostet jedes Mal Tage.
• Unsichere Normenrecherche: Ob eine Norm harmonisiert, in der Übergangsfrist oder zurückgezogen ist, steht in Amtsblattlisten — wer das selten macht, übersieht leicht eine Änderung.
• Verstreute Dokumente: Risikobeurteilung in Excel, Erklärung in Word, Protokolle auf dem Netzlaufwerk — bei einer Kunden- oder Behördenanfrage ist nichts schnell auffindbar.
• Wissen an einer Person: Fällt der eine Kollege aus, der CE „kann“, steht das Thema still.

So sieht der Arbeitsablauf mit CE-Copilot aus

1. Projekt anlegen und die Maschine beschreiben: Der Normen-Finder analysiert die Produktbeschreibung per KI und liefert die einschlägigen Normen — je Norm als Pflicht oder Empfehlung eingestuft, inklusive Prüfung, ob die Maschine unter Anhang IV fällt.
2. Mit „Pflicht-Normen automatisch zuordnen“ landen die Pflicht-Normen mit einem Klick in der Normen-Checkliste; gleichzeitig werden die Tracker-Abos für diese Normen angelegt.
3. Risikobeurteilung nach EN ISO 12100: KI-Gefährdungsvorschläge je Maschinentyp als Startpunkt, Bewertung in der 2D-Matrix aus Schwere und Wahrscheinlichkeit, Maßnahmen nach der 3-Stufen-Methode. Jeden Vorschlag prüfen, anpassen oder verwerfen — die fachliche Entscheidung bleibt bei Ihnen.
4. Konformitätserklärung erzeugen: nach Anhang II der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG, ab dem 20. Januar 2027 nach Anhang V der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 — mit eigenem Logo und Briefkopf.
5. Gesamt-Export als PDF und Word: Risikobeurteilung, Erklärung, Checklisten und Protokolle als zusammenhängender Dokumentensatz für die technische Dokumentation.

Welche Funktionen hier tragen

• Normen-Finder: Er ersetzt die unsicherste Phase — „Welche Normen gelten überhaupt?“ — durch eine begründete Startliste aus einem Register mit 2.000+ harmonisierten Normen.
• Geführte Risikobeurteilung: Die Methodik der EN ISO 12100 steckt im Werkzeug — sie muss nicht bei jedem Projekt neu aus der Norm rekonstruiert werden.
• Normen-Tracker: E-Mail-Alerts bei Normänderungen überwachen genau die Lücke zwischen zwei Projekten, in der sonst niemand ins Amtsblatt schaut.
• Gesamt-Export: Ein vollständiger, einheitlicher Dokumentensatz statt verstreuter Dateien — auffindbar, wenn jemand fragt.

Für Serienmaschinen und Baureihen

Sie fertigen denselben Maschinentyp mehrfach — als echte Serie oder als Baureihe mit Baugrößen und Optionspaketen. Die CE-Arbeit entsteht im Kern einmal je Typ: Normenrecherche, Risikobeurteilung und technische Unterlagen beziehen sich auf das Baumuster. Ausgeliefert wird aber jede Maschine einzeln — mit eigener Seriennummer, eigenem Baujahr, eigener Konformitätserklärung und dem Anspruch, dass sie exakt dem beurteilten Stand entspricht.

Der rechtliche Rahmen dazu: Die Risikobeurteilung gilt in der Regel je Typ bzw. Baumuster — sie muss nicht für jede einzelne Seriennummer neu geschrieben werden. Im Gegenzug verlangt das Konformitätsbewertungsverfahren — bei Maschinen außerhalb von Anhang IV in der Regel die interne Fertigungskontrolle nach Anhang VIII der Maschinenrichtlinie —, dass der Hersteller mit geeigneten Maßnahmen sicherstellt, dass jede gefertigte Maschine den technischen Unterlagen und den Anforderungen entspricht. Die Konformitätserklärung kann dabei einen Seriennummern-Bereich abdecken. Und: Weicht ein einzelnes Stück sicherheitsrelevant ab — etwa durch einen kundenspezifischen Umbau —, ist diese Abweichung eigenständig zu bewerten.

Typische Schmerzpunkte

• Copy-Paste-Doku: Je Auftrag wird die Word-Datei kopiert und Seriennummer plus Baujahr geändert — mit allen Fehlerquellen: vergessene Felder, alte Normenstände im neuen Dokument.
• Varianten driften auseinander: Nach der fünften Baugröße weiß niemand mehr sicher, welche Fassung der Risikobeurteilung zu welcher Variante gehört.
• Normänderungen treffen die ganze Baureihe: Ändert sich eine zugrunde gelegte Norm, betrifft das alle künftigen Auslieferungen — wer es spät merkt, liefert auf veralteter Grundlage aus.
• Nachweis je Einzelmaschine: Dass jede gefertigte Maschine dem beurteilten Stand entspricht, braucht gelebte Fertigungskontrolle samt Beleg — ein Ordner zum Typ allein genügt nicht.

So sieht der Arbeitsablauf mit CE-Copilot aus

1. Typ-Projekt vollständig aufbauen: Referenzmaschine mit dem Normen-Finder analysieren, per „Pflicht-Normen automatisch zuordnen“ Checkliste und Tracker-Abos in einem Klick anlegen, Risikobeurteilung je Baumuster erarbeiten, Konformitäts-Stammdaten und Prüfprotokoll-Profil hinterlegen.
2. Folgeauftrag oder Variante mit „Projekt aus Vorlage“ starten: Das Bestandsprojekt dient als Basis, übernommen wird selektiv — Maschinenprofil, Normen-Checkliste, Risikobeurteilung, Konformitäts-Stammdaten (bewusst ohne Seriennummer, Baujahr und Unterschrift) und das Prüfprotokoll-Profil.
3. Übernommene Risikobeurteilung gezielt prüfen: Übernommene Einträge sind als „Übernommen – zu prüfen“ markiert, die Akzeptanz ist zurückgesetzt. Bei der nächsten Baugröße prüfen Sie also gezielt die Unterschiede — höhere Antriebsleistung? andere Zugänge? — statt die Beurteilung neu zu schreiben. Am Ende hat trotzdem jede Maschine eine geprüfte, akzeptierte Risikobeurteilung.
4. Konformitätserklärung je Auslieferung oder je Los ausstellen: Eine Erklärung kann einen Seriennummern-Bereich abdecken — etwa ein Fertigungslos. Die Stammdaten kommen aus dem Projekt, Seriennummern und Baujahr werden je Erklärung gesetzt; bei Exportkunden mehrsprachig (DE/EN/FR/IT).
5. Fertigungskontrolle dokumentieren: Das Prüfprotokoll-Profil des Typs wird je gefertigter Maschine ausgefüllt — der Beleg, dass das einzelne Stück dem beurteilten Stand entspricht.
6. Baureihe über Jahre überwachen: Der Normen-Tracker gleicht monatlich gegen die 8 OJEU-Amtsblattlisten ab und meldet Änderungen per E-Mail; das Audit-Log hält fest, wer wann was am Typ-Stand geändert hat.

Welche Funktionen hier tragen

• „Projekt aus Vorlage“: Wiederverwendung ohne blindes Kopieren — die selektive Übernahme plus Prüf-Markierung der RB-Einträge ist der Mittelweg zwischen „alles neu“ und riskantem Copy-Paste.
• Seriennummern-Bereiche in der Konformitätserklärung: bilden Lose und Einzelauslieferungen ab, ohne je Maschine ein Dokument von Hand zu bauen.
• Prüfprotokolle: machen die interne Fertigungskontrolle je Stück nachweisbar — das fehlende Bindeglied zwischen Typ-Doku und Einzelmaschine.
• Normen-Tracker: Eine Normänderung betrifft bei Serien nicht ein Projekt, sondern alle künftigen Auslieferungen — der Alert kommt, bevor die nächste Maschine auf veralteter Grundlage das Werk verlässt.
• Audit-Log: dokumentiert Änderungen am Typ-Stand über die gesamte Serienlaufzeit — relevant, wenn Jahre später gefragt wird, welcher Stand bei Seriennummer X galt.

Für Sondermaschinenbau und Einzelanlagen

Im Sondermaschinenbau ist jede Anlage ein Unikat nach Lastenheft. Die CE-Arbeit läuft parallel zu Konstruktion, Montage und Inbetriebnahme — und kollidiert am Projektende regelmäßig mit dem Liefertermin, weil die Abnahme beim Kunden (und oft ein Zahlungsmeilenstein) an der vollständigen Dokumentation hängt. Anders als beim Serienfertiger gibt es keinen identischen Vorgänger, von dem sich die Risikobeurteilung ableiten ließe — wohl aber wiederkehrende Teilsysteme.

Typische Schmerzpunkte

• Kein identischer Vorgänger: Für die Risikobeurteilung existiert keine fertige Vorlage — jedes Projekt beginnt konzeptionell bei null.
• CE am Projektende: Unter Termindruck entsteht die Dokumentation rückwirkend statt konstruktionsbegleitend — Lücken fallen erst bei der Abnahme auf.
• Schnittstelle Steuerungstechnik: Sicherheitsfunktionen und geforderte Performance Level müssen sauber an die Elektrokonstruktion übergeben werden.
• Der Kunde fordert das Paket: Konformitätserklärung, Risikobeurteilung und technische Dokumentation als vollständiges, konsistentes Übergabepaket.

So sieht der Arbeitsablauf mit CE-Copilot aus

1. Projekt anlegen, Anlagenbeschreibung in den Normen-Finder: Die KI-Analyse liefert die Normen mit Einstufung als Pflicht oder Empfehlung — und prüft, ob die Anlage unter Anhang IV fällt, was bei Sondermaschinen je nach Funktion durchaus vorkommt.
2. „RB-Entwurf automatisch erstellen“: Gefährdungen, Vorbewertung und Maßnahmenvorschläge entstehen in einem Durchlauf. Das Ergebnis ist ausdrücklich ein Entwurf — der Projektingenieur prüft jeden Punkt gegen das konkrete Anlagenkonzept, verwirft und ergänzt.
3. Konstruktionsbegleitend verfeinern: Maßnahmen nach der 3-Stufen-Methode dokumentieren; bei wiederkehrenden Gefährdungsgruppen — etwa zehn gleichartigen Quetschstellen entlang einer Förderstrecke — sparen Bulk-Maßnahmen das zehnfache Eintippen.
4. Übergabe an die Steuerungstechnik: Die SISTEMA-Übergabeliste (CSV) mit dem erforderlichen PLr je Sicherheitsfunktion geht an den Steuerungstechniker — die Performance-Level-Berechnung selbst bleibt in SISTEMA.
5. Wiederkehrende Teilsysteme nutzen: Auch Unikate bestehen aus bekannten Bausteinen. Über „Projekt aus Vorlage“ übernehmen Sie aus einem ähnlichen Vorprojekt selektiv etwa die Normen-Checkliste oder das Prüfprotokoll-Profil; übernommene RB-Einträge bleiben als „Übernommen – zu prüfen“ markiert.
6. Zur Abnahme: Gesamt-Export als PDF und Word — die CE-Doku als konsistentes Paket für Kunde und eigene Ablage. Die technischen Unterlagen folgen der Struktur nach Anhang VII der Maschinenrichtlinie, ab 2027 nach Anhang IV der Maschinenverordnung.

Welche Funktionen hier tragen

• „RB-Entwurf automatisch erstellen“: der schnelle Startpunkt, wo es keine Vorlage geben kann — mit klarer Entwurfs-Kennzeichnung statt vorgetäuschter Fertigstellung.
• SISTEMA-Übergabeliste (CSV): eine definierte Schnittstelle zwischen Risikobeurteilung und Steuerungstechnik, mit PLr je Sicherheitsfunktion.
• Bulk-Maßnahmen: viele gleichartige Gefährdungen in einem Schritt mit Maßnahmen versehen — bei großen Anlagen der Unterschied zwischen Stunden und Tagen Dokumentationsarbeit.
• Technische Dokumentation: die Unterlagen wachsen projektbegleitend in der Struktur nach Anhang VII MRL bzw. Anhang IV MVO, statt am Ende einen Ordner zu improvisieren.
• Gesamt-Export PDF & Word: das Abnahmepaket in einem Schritt — vollständig und in sich konsistent, wenn der Zahlungsmeilenstein daran hängt.

Für externe CE-Dienstleister und Berater

Als externer CE-Koordinator oder Berater betreuen Sie parallel mehrere Mandanten mit unterschiedlichen Maschinentypen. Sie liefern Bewertungen und Dokumente — Hersteller im Rechtssinn bleibt aber Ihr Kunde: Die Konformitätserklärung läuft auf ihn, unterschreiben muss sein Bevollmächtigter. Ihr Kapital sind Methodik, Geschwindigkeit beim Einarbeiten und die Nachvollziehbarkeit Ihrer Arbeit gegenüber dem Mandanten.

Typische Schmerzpunkte

• Ständiger Kontextwechsel: mehrere Mandate, mehrere Maschinentypen, mehrere Dokumentstände — allein der Überblick kostet abrechenbare Zeit.
• Konsistenz der Methodik: Jedes Mandat soll nach demselben Raster bewertet sein — über Excel-Vorlagen verschiedener Generationen kaum zu halten.
• Nachvollziehbarkeit: Der Mandant — und im Streitfall Dritte — wollen wissen, wer wann was bewertet und geändert hat.
• Übergabe ohne Bindung: Nach Projektende muss der Kunde die Dokumentation selbst weiterpflegen können — nicht in einem Format, das ihn an Sie kettet.

So sieht der Arbeitsablauf mit CE-Copilot aus

1. Je Mandat ein Projekt: Maschinenprofil anlegen, Produktbeschreibung in den Normen-Finder — die KI-Analyse mit Pflicht/Empfehlung je Norm taugt als fundierte Ersteinschätzung für Angebot und Kickoff.
2. Einheitliche Methodik über alle Mandate: Risikobeurteilung nach EN ISO 12100 mit derselben 2D-Matrix aus Schwere und Wahrscheinlichkeit — Ergebnisse sind zwischen Projekten vergleichbar und gegenüber dem Mandanten erklärbar.
3. Dokumente im Auftritt des Herstellers: Konformitätserklärung mit Logo und Briefkopf des Mandanten, bei exportierenden Kunden mehrsprachig (DE/EN/FR/IT) — ausgestellt auf den Hersteller, unterschrieben von dessen Bevollmächtigtem.
4. Arbeit belegbar machen: Das Audit-Log dokumentiert, wer wann welche Bewertung geändert hat; über Schulungsnachweise halten Sie Einweisungen fest, die Sie beim Mandanten durchgeführt haben.
5. Sauber übergeben — oder weiter betreuen: Der Gesamt-Export als Word lässt den Mandanten die Unterlagen selbst weiterpflegen. Bleibt das Projekt bei Ihnen, meldet der Normen-Tracker Normänderungen per E-Mail — eine Grundlage, um Bestandskunden aktiv zu informieren.

Welche Funktionen hier tragen

• Mehrsprachige Konformitätserklärung mit Logo/Briefkopf: Dokumente erscheinen im Auftritt des Herstellers — rechtlich korrekt auf den Mandanten ausgestellt.
• Audit-Log: belegt Ihre Arbeit gegenüber dem Mandanten und schafft Klarheit, wenn mehrere Personen am selben Projekt arbeiten.
• Word-Export: Übergabe in einem Format, das jeder Mandant ohne Spezialsoftware weiterbearbeiten kann.
• Normen-Finder: verkürzt die Einarbeitung in einen neuen Maschinentyp auf eine begründete Startliste, die Sie fachlich prüfen.
• Normen-Tracker: die Basis für ein laufendes Betreuungsmodell über das Einzelprojekt hinaus.