Technische Dokumentation im Maschinenbau: Alle CE-Anforderungen im Detail

Veröffentlicht am 15. Februar 2025Zuletzt aktualisiert am 1. Juni 2025

Die technische Dokumentation ist ein zentraler Bestandteil der CE-Kennzeichnung. Sie weist nach, dass der Hersteller alle anwendbaren Anforderungen berücksichtigt hat. Dieser Artikel erklärt, welche Unterlagen nach der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG (Anhang VII) und der neuen EU-Maschinenverordnung (Anhang IV) erforderlich sind, was eine gute Betriebsanleitung ausmacht und wie Sie die Dokumentation effizient organisieren.

Warum ist die technische Dokumentation so wichtig?

Die technische Dokumentation erfüllt mehrere Funktionen gleichzeitig. Zunächst ist sie die rechtliche Grundlage für die CE-Kennzeichnung: Ohne vollständige Dokumentation kann der Hersteller keine Konformitätserklärung abgeben. Darüber hinaus dient sie als Nachweis gegenüber Marktüberwachungsbehörden, dass die Maschine die grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen erfüllt.

Im Haftungsfall ist die technische Dokumentation oft das entscheidende Beweismittel. Kann der Hersteller nachweisen, dass er alle Risiken systematisch beurteilt und angemessene Schutzmaßnahmen getroffen hat, stärkt dies seine Position erheblich. Fehlt die Dokumentation oder ist sie lückenhaft, kehrt sich die Beweislast praktisch um.

Die Dokumentation muss nach dem letzten Herstellungsdatum der Maschine mindestens 10 Jahre lang verfügbar sein. Bei Serienmaschinen bezieht sich dies auf das letzte produzierte Exemplar. Die Behörden können die Vorlage innerhalb einer angemessenen Frist verlangen.

Inhalte nach MRL Anhang VII (aktuell gültig)

Die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG definiert in Anhang VII Teil A die Mindestinhalte der internen technischen Dokumentation. Diese muss Folgendes umfassen:

1. Allgemeine Beschreibung der Maschine

Eine Übersichtsbeschreibung der Maschine mit Angabe der bestimmungsgemäßen Verwendung. Dazu gehören Fotos oder Zeichnungen, die einen Gesamteindruck der Maschine vermitteln. Auch alle Varianten und Optionen müssen beschrieben werden.

2. Übersichtszeichnung und Detailpläne

Die Übersichtszeichnung muss den Gesamtaufbau der Maschine zeigen. Detailzeichnungen sind für alle sicherheitsrelevanten Baugruppen erforderlich. Dazu kommen vollständige Schaltpläne: elektrische Schaltpläne (z. B. nach IEC 81346), pneumatische und hydraulische Schaltpläne, sowie Steuerungslogiken (z. B. SPS-Programme in dokumentierter Form).

3. Vollständige Risikobeurteilung

Die Risikobeurteilung muss den gesamten Prozess dokumentieren: Identifikation aller Gefährdungen in allen Lebensphasen, Bewertung der Risiken mit nachvollziehbarer Methodik (z. B. Risikograph oder Risikomatrix nach EN ISO 12100), Festlegung der Schutzmaßnahmen nach dem 3-Stufen-Verfahren und Bewertung der Restrisiken.

4. Normenverzeichnis

Eine vollständige Liste aller angewandten harmonisierten Normen und sonstigen technischen Spezifikationen. Für jede Norm muss angegeben werden, welche Anforderungen damit abgedeckt werden. Bei teilweiser Anwendung muss dokumentiert werden, welche Abschnitte angewendet wurden.

5. Prüfberichte und Nachweise

Alle Prüfprotokolle und Messergebnisse, die zur Verifizierung der Konformität durchgeführt wurden: EMV-Messungen, Erdungsmessungen, Lärmemissionsmessungen, Validierung der Sicherheitsfunktionen (PL/SIL-Nachweis), Festigkeitsnachweise für tragende Teile und Ergebnisse der Funktionsprüfungen.

6. Betriebsanleitung

Eine Kopie der Betriebsanleitung. Die Betriebsanleitung ist sowohl Teil der internen Dokumentation als auch ein Dokument, das dem Betreiber ausgehändigt wird. Details zu den Anforderungen an die Betriebsanleitung folgen weiter unten.

7. EU-Konformitätserklärung

Eine Kopie der EU-Konformitätserklärung gemäß Anhang II Teil 1 Abschnitt A der MRL. Sie enthält die Identifikation des Herstellers, die Produktbezeichnung, die angewandten Richtlinien und Normen sowie die Unterschrift des Bevollmächtigten.

Was ändert sich mit der MVO (Anhang IV)?

Die neue EU-Maschinenverordnung (EU) 2023/1230, die ab dem 20. Januar 2027 die Maschinenrichtlinie ablöst, bringt einige Änderungen bei der technischen Dokumentation:

Digitale Betriebsanleitung: Die MVO erlaubt erstmals die Bereitstellung der Betriebsanleitung in digitaler Form. Auf Anfrage muss der Hersteller jedoch innerhalb eines Monats eine kostenlose Papierversion liefern. Sicherheitsinformationen müssen weiterhin auch in Papierform beiliegen.

Cybersecurity-Dokumentation: Für Maschinen mit digitalen Elementen muss die Dokumentation nun auch die Cybersecurity-Aspekte abdecken. Dies umfasst Maßnahmen gegen unbefugten Zugriff und Manipulation sowie die Strategie für Sicherheitsupdates.

KI und maschinelles Lernen: Maschinen, die Sicherheitsfunktionen mit Hilfe von KI oder maschinellem Lernen umsetzen, müssen die Trainingsdaten und die Lernlogik dokumentieren. Dies ist eine völlig neue Anforderung.

Wesentliche Veränderung: Die MVO definiert erstmals klar, wann eine wesentliche Veränderung einer Maschine vorliegt und eine neue Konformitätsbewertung erfordert. Der "neue Hersteller" muss die Dokumentation entsprechend ergänzen.

Übergangsfrist beachten

Die neue MVO wird am 20. Januar 2027 verbindlich. Maschinen, die nach diesem Datum erstmals in Verkehr gebracht werden, müssen die neuen Dokumentationsanforderungen erfüllen. Beginnen Sie rechtzeitig mit der Anpassung Ihrer Prozesse und Vorlagen.

Die Betriebsanleitung: Anforderungen im Detail

Die Betriebsanleitung ist das wichtigste Dokument für den Betreiber der Maschine. Anhang I Nr. 1.7.4 der MRL definiert detaillierte Anforderungen an ihren Inhalt. Die wichtigsten Punkte:

Pflichtangaben auf jeder Betriebsanleitung

--Firmenname und vollständige Anschrift des Herstellers (und ggf. des Bevollmächtigten)
--Bezeichnung der Maschine (wie auf der Maschine angegeben)
--EG-/EU-Konformitätserklärung oder Verweis auf deren Fundort
--Allgemeine Beschreibung der Maschine
--Zeichnungen, Schaltpläne und Beschreibungen für Betrieb, Wartung und Reparatur

Inhaltliche Abschnitte

--Bestimmungsgemäße Verwendung: Klare Beschreibung, wofür die Maschine vorgesehen ist und welche Fehlanwendungen vorhersehbar sind
--Transport und Aufstellung: Gewicht, Schwerpunkt, Anschlagpunkte, Fundamentanforderungen, Anschlüsse
--Inbetriebnahme: Schrittweise Anleitung zur Erst-Inbetriebnahme und Wiederinbetriebnahme
--Bedienung: Beschreibung aller Bedienfunktionen, Betriebsarten, Einstellungen
--Wartung und Instandhaltung: Wartungsintervalle, Inspektionspunkte, Verschleißteile, Schmierpläne
--Fehlersuche: Systematische Anleitung zur Diagnose und Behebung typischer Störungen
--Demontage und Entsorgung: Hinweise zur sicheren Außerbetriebnahme und umweltgerechten Entsorgung

Sicherheitshinweise und Warnungen

Alle in der Risikobeurteilung identifizierten Restrisiken müssen in der Betriebsanleitung als Sicherheitshinweise aufgeführt werden. Die Gestaltung sollte gemäß ISO 7010 (Sicherheitszeichen) und ANSI Z535 (Signalwörter) erfolgen:

GEFAHRUnmittelbar drohende Gefahr -- Tod oder schwere Verletzung

WARNUNGMöglicherweise gefährliche Situation -- Tod oder schwere Verletzung möglich

VORSICHTMöglicherweise gefährliche Situation -- leichte Verletzung möglich

HINWEISSachschäden oder wichtige Informationen

Sprachanforderungen

Die Betriebsanleitung muss in der Amtssprache des Landes erstellt werden, in dem die Maschine in Betrieb genommen wird. Für den DACH-Raum bedeutet das:

Deutschland: Deutsch

Österreich: Deutsch

Schweiz: Deutsch, Französisch, Italienisch (je nach Kanton)

Die MRL unterscheidet zwischen der "Originalfassung" der Betriebsanleitung und "Übersetzungen". Die Originalfassung trägt den Vermerk "Originalbetriebsanleitung", jede Übersetzung den Vermerk "Übersetzung der Originalbetriebsanleitung". Der Hersteller haftet für die Richtigkeit beider Fassungen.

Die interne technische Dokumentation (Risikobeurteilung, Schaltpläne etc.) darf in einer beliebigen EU-Amtssprache verfasst sein, die mit der Marktüberwachungsbehörde vereinbart wird. In der Praxis werden interne Dokumente häufig auf Deutsch oder Englisch erstellt.

Unvollständige Maschinen: Die Einbauerklärung

Für unvollständige Maschinen gelten besondere Dokumentationsanforderungen. Statt einer Konformitätserklärung wird eine Einbauerklärung nach Anhang II Teil 1 Abschnitt B der MRL ausgestellt. Die zugehörige Dokumentation umfasst:

Eine Montageanleitung mit Angabe der Bedingungen, unter denen die unvollständige Maschine in die Gesamtmaschine eingebaut werden darf

Die relevanten technischen Unterlagen (Risikobeurteilung für den vom Hersteller verantworteten Teil, Schaltpläne, Schnittstellenbeschreibung)

Die Angabe, welche grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen eingehalten wurden und welche durch den Integrator noch zu erfüllen sind

Eine unvollständige Maschine darf kein CE-Zeichen tragen. Die Einbauerklärung enthält auch den ausdrücklichen Hinweis, dass die Inbetriebnahme der unvollständigen Maschine so lange untersagt ist, bis die Gesamtmaschine den Anforderungen der MRL entspricht.

Praxistipps für die Dokumentation

Frühzeitig beginnen

Starten Sie die Dokumentation bereits in der Konzeptphase. Die Risikobeurteilung sollte die Konstruktion begleiten, nicht erst am Ende nachgeholt werden. So vermeiden Sie kostspielige Änderungen.

Vorlagen und Software nutzen

Verwenden Sie standardisierte Vorlagen und CE-Software, um die Konsistenz sicherzustellen und den Aufwand zu reduzieren. Tools wie CE-Copilot bieten KI-gestützte Vorschläge und stellen sicher, dass kein Pflichtinhalt vergessen wird.

Versionierung einführen

Führen Sie eine klare Versionierung aller Dokumente ein. Bei Änderungen an der Maschine muss die Dokumentation aktualisiert werden. Jede Version muss nachvollziehbar sein.

Zentral und sicher archivieren

Speichern Sie alle Dokumente zentral und geschützt. Cloud-basierte Lösungen bieten den Vorteil, dass die Dokumentation jederzeit und von überall zugänglich ist -- auch wenn die Marktüberwachungsbehörde sie anfordert.

Technische Dokumentation digital erstellen

CE-Copilot unterstützt Sie bei der Erstellung der gesamten technischen Dokumentation -- von der Risikobeurteilung bis zur Betriebsanleitung. KI-gestützt und normkonform.