Exporter des machines vers l’UE sans entité dans l’UE : qui fait quoi
Un dossier CE parfait ne suffit pas : depuis juillet 2021, une machine ne peut être mise sur le marché de l’UE que si un opérateur économique établi dans l’Union en est responsable. Ce guide explique qui peut jouer ce rôle, en quoi les rôles diffèrent, ce que le règlement sur les machines change en 2027 et ce qu’il faut avoir en place avant votre première expédition.
La règle qui surprend les exportateurs
La directive relative aux machines 2006/42/CE ne mentionne jamais les importateurs ni les distributeurs ; toutes ses obligations pèsent sur le fabricant ou son mandataire. Cette lacune est comblée ailleurs : par l’article 4 du règlement sur la surveillance du marché (UE) 2019/1020, qui couvre expressément les machines et s’applique depuis le 16 juillet 2021. Il prévoit qu’un produit ne peut être mis sur le marché que s’il existe un opérateur économique établi dans l’Union et responsable de tâches de conformité définies. Quatre configurations sont valables :
- un fabricant établi dans l’UE (pour les exportateurs : une filiale),
- un importateur, lorsque le fabricant est établi hors de l’UE,
- un mandataire disposant d’un mandat écrit couvrant les tâches de l’article 4, ou
- un prestataire de services d’exécution des commandes de l’UE qui prend en charge le produit, lorsqu’aucun des précédents n’existe.
Cet opérateur doit vérifier que la déclaration de conformité et la documentation technique existent, tenir la déclaration à la disposition des autorités, remettre la documentation sur demande motivée, signaler les produits présentant un risque et coopérer aux mesures correctives (article 4, paragraphe 3). Son nom et son adresse postale doivent figurer sur le produit, son emballage, le colis ou un document d’accompagnement (article 4, paragraphe 4). Cette règle est appliquée à la frontière : les autorités chargées du contrôle des importations, les douanes dans la plupart des États membres, doivent suspendre la mise en libre pratique d’un produit lorsque la documentation ou les marquages requis font défaut, lorsque le marquage CE paraît faux ou trompeur, ou lorsqu’aucun opérateur visé à l’article 4 n’est indiqué ou identifiable (règlement 2019/1020, article 26).
Aujourd’hui, il vous faut deux points de contact dans l’UE
Jusqu’au 19 janvier 2027, la directive relative aux machines ajoute une seconde exigence, souvent oubliée : chaque déclaration CE de conformité doit mentionner la personne autorisée à constituer le dossier technique, et cette personne doit être établie dans la Communauté (annexe II, point 1.A.2 ; il en va de même pour la déclaration d’incorporation des quasi-machines). Le guide d’application de la directive publié par la Commission y voit le point de contact dans l’UE des fabricants établis hors de l’UE : toute personne physique ou morale établie dans l’UE que vous chargez de constituer le dossier sur demande motivée.
En pratique, les deux rôles sont généralement regroupés : un seul mandataire, avec un seul mandat écrit, agit comme opérateur responsable au sens de l’article 4 et comme personne autorisée à constituer le dossier technique. Si vous vendez par l’intermédiaire d’un importateur de l’UE, celui-ci est automatiquement l’opérateur visé à l’article 4, et il ne reste qu’à désigner la personne chargée du dossier technique.
Vendre directement à des utilisateurs finals de l’UE, y compris en ligne, n’évite rien de tout cela : une offre ciblant des utilisateurs finals dans l’Union est réputée constituer une mise à disposition sur le marché de l’UE (règlement 2019/1020, article 6). Expédier des machines en dropshipping depuis un entrepôt d’un pays tiers vers l’UE sans opérateur de l’UE n’est pas une voie licite.
Importateur ou mandataire : choisir votre dispositif
Vente par l’intermédiaire d’un importateur de l’UE
Simple : l’importateur est de plein droit l’opérateur responsable, assume des obligations de vérification croissantes et devra, à partir de 2027, apposer son propre nom et ses coordonnées sur votre machine. Le revers est la dépendance : l’importateur s’interpose entre vous et le marché, et s’il vend sous sa propre marque ou modifie la machine d’une manière qui touche à la conformité, il devient juridiquement le fabricant.
Vente directe avec un mandataire
Vous gardez la relation client et facturez directement les acheteurs de l’UE ; le mandataire apporte l’établissement dans l’UE, assure les tâches documentaires et figure sur la déclaration et dans les documents du produit. Attention aux limites : un mandataire agit dans le cadre de son mandat écrit et ne peut pas reprendre vos obligations de conception ni l’établissement de la documentation technique. Celles-ci restent les vôtres.
Une évolution accroît les enjeux pour les deux voies : la nouvelle directive (UE) 2024/2853 relative à la responsabilité du fait des produits défectueux s’applique aux produits mis sur le marché après le 9 décembre 2026 et rend expressément l’importateur ou le mandataire d’un fabricant établi hors de l’UE responsable des produits défectueux, logiciels compris. Attendez-vous à ce que les partenaires de l’UE exigent une documentation technique complète et défendable avant de vous prêter leur nom.
Ce qui change le 20 janvier 2027
Le règlement (UE) 2023/1230 sur les machines inscrit les obligations de la chaîne d’approvisionnement directement dans le droit des machines. Les éléments importants pour les exportateurs :
Les importateurs reçoivent des obligations explicites et vérifiables (article 13)
Avant de mettre votre machine sur le marché, l’importateur doit vérifier que vous avez réalisé l’évaluation de la conformité, établi la documentation technique, apposé le marquage CE et fourni les documents requis. Il doit indiquer sur la machine son nom, son adresse postale et des coordonnées numériques, conserver votre déclaration UE de conformité pendant 10 ans et, le cas échéant, effectuer des essais par échantillonnage et tenir un registre des réclamations. Attendez-vous à ce que les importateurs de l’UE exigent par contrat des dossiers documentaires complets, bien avant l’échéance.
Les distributeurs doivent vérifier avant de vendre (article 15)
Marquage CE présent, déclaration disponible, notice d’instructions dans une langue facilement comprise dans l’État membre, marquages du fabricant et de l’importateur en place. Une version linguistique manquante peut désormais arrêter votre machine chez le distributeur, et pas seulement lors d’un contrôle.
La personne chargée du dossier technique disparaît, l’opérateur de l’article 4 demeure
La nouvelle déclaration UE de conformité (annexe V) ne mentionne que le fabricant et, s’il est désigné, le mandataire ; la personne distincte autorisée à constituer le dossier technique n’existe plus. Le mandataire reste facultatif (article 12 : le fabricant peut en désigner un). L’exigence de l’article 4 du règlement 2019/1020 d’un opérateur responsable établi dans l’UE continue de s’appliquer, de sorte que le besoin pratique d’un partenaire dans l’UE ne disparaît pas. Les fabricants doivent en outre indiquer un point de contact numérique unique, et les déclarations peuvent être fournies sous forme numérique.
Ajoutez à cela le cadre répressif : les États membres doivent avoir arrêté leurs règles de sanctions pour le nouveau règlement d’ici le 20 octobre 2026, et celles-ci peuvent comporter des sanctions pénales pour les infractions graves ; l’Allemagne a adopté les siennes dans la loi allemande de mise en œuvre du règlement sur les machines (MaschinenDG ; Bundesgesetzblatt 2025 I n° 302), applicable à partir du 20 janvier 2027. L’ampleur est déjà bien réelle aujourd’hui : en Allemagne, les infractions de conformité sur les machines sont passibles d’amendes administratives pouvant atteindre 100 000 euros par cas, et le système d’alerte Safety Gate de l’UE a enregistré en 2025 un nombre record de 4 671 alertes sur des produits dangereux, avec près de 5 800 mesures de suivi telles que blocages à la frontière, rappels et interdictions de vente. La non-conformité n’est pas un simple risque administratif : ce sont des expéditions retenues et une alerte publique, publiée nommément.
Liste de contrôle avant votre première expédition
Conformité CE réalisée et documentée : Appréciation du risque, dossier technique, déclaration CE de conformité, marquage CE, notice d’instructions dans les langues requises. Sans cela, aucun dispositif d’opérateur n’est utile.
Opérateur responsable de l’UE désigné : Importateur, mandataire ou prestataire de services d’exécution des commandes, convenu par écrit, avec les tâches de l’article 4, paragraphe 3, couvertes.
Personne autorisée à constituer le dossier technique désignée : Établie dans l’UE et désignée avec son adresse dans chaque déclaration CE de conformité (obligatoire jusqu’au 19 janvier 2027).
Coordonnées de l’opérateur sur le produit ou dans ses documents : Nom et adresse postale de l’opérateur visé à l’article 4 sur la machine, l’emballage, le colis ou un document d’accompagnement.
Dossier documentaire pour votre partenaire de l’UE : Copie de la déclaration, voie d’accès au dossier technique, notice d’instructions. À partir de 2027, les importateurs doivent vérifier tout cela avant de mettre votre machine sur le marché : attendez-vous donc à des exigences contractuelles très tôt.
Versions linguistiques prévues : Notice d’instructions dans la ou les langues officielles de chaque État membre de destination, avec la mention de notice originale ou de traduction.
Clauses de marque et de modification dans le contrat : Qui déclare quoi, qui peut vendre sous sa propre marque, qui peut modifier. La vente sous la marque du partenaire ou une modification ayant une incidence sur la conformité fait passer le rôle de fabricant à votre partenaire de l’UE.
Numéro EORI, si vous agissez comme déclarant en douane : Tout opérateur qui dépose des déclarations en douane dans l’UE a besoin d’un numéro EORI ; les opérateurs établis hors de l’UE s’enregistrent dans l’État membre de leur première déclaration. Une expédition en DDP sans numéro EORI reste bloquée à la frontière.
Dates de mise sur le marché documentées par unité : Autour de la bascule du 20 janvier 2027, la date à laquelle chaque unité a été fournie pour la première fois dans l’UE détermine la législation applicable. Conservez les preuves.
FAQ
Questions fréquentes
Ai-je besoin d’une filiale dans l’UE pour vendre des machines dans l’UE ?
Un mandataire est-il obligatoire pour les fabricants de machines établis hors de l’UE ?
Puis-je vendre des machines en ligne directement à des clients de l’UE depuis l’extérieur de l’UE ?
Quel nom doit figurer sur la machine ?
Que se passe-t-il si mon importateur de l’UE vend la machine sous sa propre marque ?
L’exigence de l’article 4 s’applique-t-elle aussi aux quasi-machines ?
Qui peut être la personne autorisée à constituer le dossier technique ?
La conformité des machines pour l’UE en interne, en français
Ce guide est rédigé par l’équipe à l’origine de CE-Copilot, une plateforme logicielle couvrant l’ensemble du processus CE européen pour les machines : détermination des directives applicables, un outil de recherche de normes couvrant 3 600+ normes avec statut d’harmonisation, appréciation du risque selon EN ISO 12100, documentation de la sécurité fonctionnelle, rapports d’essai, documentation technique, notice d’instructions et déclaration UE de conformité avec exports en anglais, en allemand, en français et en italien. La plateforme est disponible en français et en anglais ; l’IA rédige, vous vérifiez et validez.
Autres guides
Ce guide est une information générale destinée aux fabricants de machines, vérifiée par rapport aux textes juridiques officiels de l’UE (état : 16 octobre 2026). Il ne constitue pas un conseil juridique. Pour les décisions concernant votre produit, consultez les textes juridiques (EUR-Lex) ou un conseiller qualifié.