Mandataire dans l’UE pour les machines : quand en faut-il un et que fait-il
« Avons-nous besoin d’un représentant dans l’UE ? » est la première question que se posent la plupart des fabricants de machines établis hors de l’UE, et la réponse honnête est : cela dépend de la manière dont vous vendez. Ce guide sépare les deux questions juridiques qui se cachent derrière, énumère ce qu’un mandataire doit faire et ne peut pas faire, compare ce rôle à celui d’un importateur et se termine par une liste de contrôle pour en choisir un.
Deux questions, et non une
Les exportateurs ont tendance à confondre deux questions juridiques distinctes. La première est de savoir s’il vous faut tout simplement un opérateur économique établi dans l’Union. Depuis le 16 juillet 2021, l’article 4 du règlement (UE) 2019/1020 sur la surveillance du marché y répond par un oui clair pour les machines : sans un tel opérateur, le produit ne peut pas être mis sur le marché. Quatre configurations conviennent : un fabricant établi dans l’UE, un importateur, un mandataire disposant d’un mandat écrit couvrant les tâches de l’article 4, paragraphe 3, ou, à défaut, un prestataire de services d’exécution des commandes de l’UE qui traite le produit.
La seconde question est de savoir s’il vous faut précisément un mandataire. La réponse est non en droit et souvent oui en pratique. La directive relative aux machines laisse au fabricant le choix d’en désigner un, et le règlement sur les machines dit la même chose à l’article 12 : un fabricant « peut » désigner un mandataire. Personne ne vous y oblige. Mais si vous vendez directement à des clients de l’UE, y compris en ligne, il n’y a aucun importateur dans la chaîne, et le mandataire est alors le moyen pratique de disposer d’un opérateur de l’UE sans fonder de filiale. Une offre en ligne ciblant des utilisateurs finals dans l’Union vaut mise à disposition sur le marché de l’UE (règlement 2019/1020, article 6) : la livraison directe depuis le fabricant (dropshipping) ne permet donc pas d’éluder la question.
Vous vendez par l’intermédiaire d’un importateur de l’UE
L’importateur est l’opérateur visé à l’article 4 de plein droit. Aucun mandataire n’est requis à cette fin. Jusqu’au 19 janvier 2027, vous devez toutefois désigner, dans chaque déclaration CE de conformité, une personne établie dans la Communauté et autorisée à constituer le dossier technique ; il peut s’agir de l’importateur, de votre mandataire ou de toute autre personne établie dans l’UE à qui vous confiez cette tâche.
Vous vendez directement ou uniquement via des distributeurs
Les distributeurs ne sont pas des opérateurs visés à l’article 4. Il vous faut un mandataire dont le mandat écrit couvre les tâches de l’article 4, paragraphe 3, ou un prestataire de services d’exécution des commandes de l’UE. En pratique, le mandataire reprend aussi le rôle de personne chargée du dossier technique au titre de la directive, de sorte qu’un seul mandat couvre les deux points de contact avec l’UE.
Ce que fait le mandataire
Les tâches sont fixées par la loi et constituent le contenu minimal du mandat. Le règlement 2019/1020 les énumère à l’article 4, paragraphe 3 ; le règlement sur les machines en reprend l’essentiel à l’article 12, paragraphe 2, pour la période à compter du 20 janvier 2027.
Vérifier que la déclaration et la documentation technique existent : L’opérateur visé à l’article 4 doit vérifier que la déclaration UE de conformité et la documentation technique ont été établies (règlement (UE) 2019/1020, article 4, paragraphe 3, point a)). Un mandataire qui signe un mandat sans jamais avoir vu votre dossier ne remplit pas sa mission.
Tenir la déclaration et la documentation à la disposition des autorités : La déclaration doit être tenue à disposition pendant la période exigée par la législation applicable, et la documentation technique doit pouvoir être mise à disposition sur demande. Le règlement sur les machines fixe 10 ans après la mise sur le marché pour les deux (article 12, paragraphe 2, et article 10, paragraphe 3).
Fournir informations et documentation sur demande motivée : Sur demande motivée d’une autorité de surveillance du marché, le mandataire doit fournir toutes les informations et tous les documents nécessaires pour démontrer la conformité, dans une langue facilement comprise par cette autorité (règlement (UE) 2019/1020, article 4, paragraphe 3, point b)).
Informer les autorités des produits présentant un risque : S’il a des raisons de penser qu’un produit présente un risque, le mandataire doit en informer les autorités de surveillance du marché (article 4, paragraphe 3, point c)). Votre mandat devrait définir comment vous et le mandataire échangez les informations issues du terrain.
Coopérer aux mesures correctives : Le mandataire doit coopérer avec les autorités et, sur demande motivée, veiller à ce que des mesures correctives soient prises pour remédier à toute non-conformité (article 4, paragraphe 3, point d) ; règlement sur les machines, article 12, paragraphe 2). Il ne peut pas reconcevoir votre machine ; il peut en revanche veiller à ce que vous agissiez.
Au titre de la directive relative aux machines, le mandat peut aller plus loin : l’article 2, point j), permet au mandataire d’accomplir « tout ou partie des obligations et des formalités » au nom du fabricant, et le règlement (CE) n° 765/2008 prévoit que le marquage CE n’est apposé que par le fabricant ou son mandataire. Que votre mandataire signe des déclarations ou appose des marquages pour vous dépend de ce que dit le mandat, non de la loi.
Ce que le mandataire ne peut pas faire
Le mandataire n’est pas le fabricant et ne le devient pas en acceptant un mandat. Trois conséquences concrètes en découlent.
Il n’établit pas la documentation technique
Le règlement sur les machines le dit expressément : les obligations de concevoir et de fabriquer conformément aux exigences essentielles et l’établissement de la documentation technique ne peuvent pas faire partie du mandat (article 12). Au titre de la directive, la « personne autorisée à constituer le dossier technique » rassemble le dossier et le fournit sur demande motivée ; les plans, calculs, rapports d’essai et l’appréciation du risque, c’est à vous de les produire.
Il ne reprend pas votre responsabilité
La déclaration de conformité est votre déclaration, faite sous votre seule responsabilité. Un mandataire qui répond mal à une autorité, ou qui ne peut pas produire le dossier, vous crée un problème en tant que fabricant : c’est la machine qui est considérée comme non conforme, et non le mandataire.
Il ne remplace pas l’organisme notifié
Lorsqu’une évaluation par un tiers est requise (machines de l’annexe IV non entièrement couvertes par des normes harmonisées au titre de la directive ; les six catégories de l’annexe I, partie A, au titre du règlement), l’évaluation est réalisée par un organisme notifié. Le mandataire peut gérer les formalités avec cet organisme en votre nom, mais ne peut pas réaliser l’évaluation.
Le mandat écrit
Les deux textes exigent que le mandat soit écrit, et lient l’effet juridique à son contenu. Le règlement 2019/1020 ne reconnaît le mandataire comme opérateur visé à l’article 4 que si le mandat le charge d’accomplir les tâches de l’article 4, paragraphe 3. Le règlement sur les machines exige que le mandat permette au mandataire d’accomplir au minimum ce qui suit : tenir la déclaration UE de conformité et la documentation technique à la disposition des autorités nationales de surveillance du marché pendant au moins 10 ans après la mise sur le marché de la machine, fournir sur demande motivée toutes les informations et tous les documents nécessaires pour démontrer la conformité, et coopérer avec les autorités à toute mesure prise pour éliminer les risques présentés par la machine couverte par le mandat (article 12, paragraphe 2).
Au-delà du minimum légal, un mandat opérationnel définit les produits et marchés couverts, la manière dont le mandataire obtient la documentation à jour et dans quel délai, qui signe quoi, comment les informations du terrain sur les incidents circulent dans les deux sens, ce qui se passe à la résiliation, et comment la responsabilité et les honoraires sont traités. Conservez une copie du mandat avec le dossier technique : les autorités peuvent la demander.
Noms et adresses : où apparaît le mandataire
Au titre de la directive relative aux machines, le marquage de la machine doit comporter la raison sociale et l’adresse complète du fabricant et, le cas échéant, de son mandataire (annexe I, point 1.7.3). Chaque déclaration CE de conformité mentionne la personne autorisée à constituer le dossier technique, établie dans la Communauté (annexe II, point 1.A). Si le mandataire est votre opérateur visé à l’article 4, son nom et ses coordonnées, y compris l’adresse postale, doivent figurer sur le produit, son emballage, le colis ou un document d’accompagnement (règlement 2019/1020, article 4, paragraphe 4).
À partir du 20 janvier 2027, la déclaration UE de conformité selon l’annexe V du règlement sur les machines mentionne le fabricant et, s’il est désigné, le mandataire ; la personne distincte chargée du dossier technique n’existe plus. Le fabricant doit en outre indiquer sur la machine son propre nom, son adresse postale et un site web, une adresse électronique ou un autre contact numérique, comme point de contact unique (article 10). L’indication de l’opérateur responsable prévue à l’article 4, paragraphe 4, continue de s’appliquer en parallèle.
Mandataire ou importateur : la différence
| Aspect | Mandataire | Importateur |
|---|---|---|
| Base juridique du rôle | Mandat écrit du fabricant (directive, art. 2, point j ; règlement, art. 12) | Met un produit de pays tiers sur le marché de l’UE en son nom propre (règlement, art. 13) |
| Propriété des marchandises | En général aucune ; vous facturez directement les clients de l’UE | Achète et revend ; se place entre vous et le marché |
| Opérateur visé à l’article 4 (2019/1020) | Oui, si le mandat couvre les tâches de l’article 4, paragraphe 3 | Oui, automatiquement |
| Obligations de vérification propres à partir de 2027 | Tâches prévues par le mandat : conserver, fournir, coopérer | Doit vérifier l’évaluation de la conformité, la documentation technique, le marquage CE et les documents avant la mise sur le marché ; son propre nom et son propre contact sur la machine ; conserve la déclaration 10 ans |
| Risque de devenir le fabricant | Non, tant qu’il agit dans le cadre du mandat | Oui, s’il vend sous son propre nom ou sa propre marque ou modifie la machine d’une manière qui touche la conformité (règlement, art. 17) |
| Responsabilité du fait des produits (directive 2024/2853) | Peut être tenu responsable lorsque le fabricant est établi hors de l’UE | Peut être tenu responsable lorsque le fabricant est établi hors de l’UE |
Choisir un mandataire : liste de contrôle
Établissement dans l’UE, avec une véritable adresse postale : Une boîte aux lettres ne répond pas à une demande motivée. Le nom et l’adresse postale du mandataire figurent sur votre produit ou dans ses documents, et les autorités lui écriront.
Compétence en machines, pas seulement un service de conformité généraliste : Le mandataire doit être capable de lire une appréciation du risque selon l’EN ISO 12100, un schéma de circuit de commande et un rapport d’essai, et de les expliquer à une autorité dans la langue locale.
Un mandat écrit qui couvre explicitement les tâches de l’article 4, paragraphe 3 : Le règlement 2019/1020 ne reconnaît un mandataire comme opérateur visé à l’article 4 que si le mandat écrit le charge d’accomplir les tâches du paragraphe 3. Une formulation générique ne suffit pas.
Les deux rôles prévus par la directive couverts jusqu’au 19 janvier 2027 : Opérateur visé à l’article 4 et personne autorisée à constituer le dossier technique. Un seul mandat peut couvrir les deux ; vérifiez que c’est le cas.
Accès aux documents convenu dans la pratique : Comment le mandataire obtient-il le dossier technique à jour dans les délais requis : dépôt partagé, interlocuteur défini, procédure d’escalade ? Testez-le une fois avant la première expédition.
Périmètre : quels produits, quels marchés, quels actes de l’UE : Listez les types ou séries de machines, les actes applicables (directive relative aux machines ou règlement sur les machines, directive CEM, directive basse tension, directive ATEX, directive sur les équipements radioélectriques, selon le cas) et les États membres couverts.
Durée, résiliation et passation : Qu’advient-il de l’obligation de conservation de 10 ans à la fin du mandat ? Convenez de qui conserve quoi et de qui informe les autorités du changement.
Responsabilité, assurance et honoraires : La directive (UE) 2024/2853 relative à la responsabilité du fait des produits défectueux atteint le mandataire d’un fabricant établi hors de l’UE. Attendez-vous à des exigences d’assurance et à une structure d’honoraires reflétant le nombre de produits et la qualité de la documentation.
Comment CE-Copilot soutient la mise en place
Le mandataire ne peut conserver et transmettre que ce que vous avez produit. CE-Copilot est l’outil du fabricant pour le produire, en français et en anglais :
- Module Documentation technique : une liste de contrôle de 50 points (55 selon le règlement sur les machines) en huit sections selon l’annexe VII de la directive (annexe IV du règlement), stockage des fichiers par point et export complet du projet en un seul fichier PDF ou Word que le mandataire peut tenir à la disposition des autorités.
- Déclaration de conformité avec des champs pour le mandataire et, au titre de la directive, pour la personne autorisée à constituer le dossier technique ; export en anglais, allemand, français et italien à partir de la formule Professional.
- Formule Business : cinq profils utilisateur avec rôles dans un seul compte, dont un rôle en lecture seule, afin que votre mandataire ou importateur puisse consulter et exporter la documentation à jour sans la modifier, et une piste d’audit enregistre qui a modifié quoi.
- Ce qu’il ne fait pas : CE-Copilot n’est pas un service de mandataire, ne délivre pas de certificats et ne constitue pas un conseil juridique. L’IA rédige, le fabricant relit et signe.
Pour une vue d’ensemble de l’accès au marché sans entité dans l’UE, consultez la présentation pour les exportateurs.
FAQ
Questions fréquentes
Un mandataire est-il obligatoire pour les fabricants de machines établis hors de l’UE ?
Mon importateur dans l’UE peut-il agir en même temps comme mon mandataire ?
Le mandataire établit-il mon dossier technique ?
Quel nom figure sur la machine et sur la déclaration ?
Le mandataire est-il responsable de ma machine ?
Qu’est-ce qui change pour le mandataire le 20 janvier 2027 ?
La conformité des machines pour l’UE en interne, en français
Ce guide est rédigé par l’équipe à l’origine de CE-Copilot, une plateforme logicielle couvrant l’ensemble du processus CE européen pour les machines : détermination des directives applicables, un outil de recherche de normes couvrant 3 600+ normes avec statut d’harmonisation, appréciation du risque selon EN ISO 12100, documentation de la sécurité fonctionnelle, rapports d’essai, documentation technique, notice d’instructions et déclaration UE de conformité avec exports en anglais, en allemand, en français et en italien. La plateforme est disponible en français et en anglais ; l’IA rédige, vous vérifiez et validez.
Autres guides
Ce guide est une information générale destinée aux fabricants de machines, vérifiée par rapport aux textes juridiques officiels de l’UE (état : 12 septembre 2026). Il ne constitue pas un conseil juridique. Pour les décisions concernant votre produit, consultez les textes juridiques (EUR-Lex) ou un conseiller qualifié.