Esportare macchine nell’UE senza una sede nell’UE: chi fa che cosa
Un fascicolo CE perfetto non basta: dal luglio 2021 le macchine possono essere immesse sul mercato dell’UE solo se un operatore economico stabilito nell’Unione ne è responsabile. Questa guida spiega chi può essere tale operatore, in che cosa differiscono i ruoli, che cosa cambia con il regolamento macchine nel 2027 e che cosa avere pronto prima della prima spedizione.
La regola che sorprende gli esportatori
La direttiva macchine 2006/42/CE non menziona mai importatori o distributori; tutti i suoi obblighi gravano sul fabbricante o sul suo mandatario. Questa lacuna è colmata altrove: dall’articolo 4 del regolamento sulla vigilanza del mercato (UE) 2019/1020, che comprende espressamente le macchine e si applica dal 16 luglio 2021. Esso stabilisce che un prodotto può essere immesso sul mercato solo se esiste un operatore economico stabilito nell’Unione e responsabile di compiti di conformità definiti. Quattro configurazioni sono valide:
- un fabbricante stabilito nell’UE (per gli esportatori: una filiale),
- un importatore, se il fabbricante si trova fuori dall’UE,
- un rappresentante autorizzato (nel diritto delle macchine: mandatario) con mandato scritto che copra i compiti dell’articolo 4, oppure
- un fornitore di servizi di logistica dell’UE che gestisce il prodotto, se non esiste nessuno dei precedenti.
Tale operatore deve verificare che la dichiarazione di conformità e la documentazione tecnica esistano, tenere la dichiarazione a disposizione delle autorità, fornire la documentazione su richiesta motivata, segnalare i prodotti che presentano un rischio e collaborare alle azioni correttive (articolo 4, paragrafo 3). Il suo nome e il suo indirizzo postale devono figurare sul prodotto, sull’imballaggio, sul pacco o in un documento di accompagnamento (articolo 4, paragrafo 4). Il rispetto di queste regole è garantito alla frontiera: le autorità che controllano le importazioni, nella maggior parte degli Stati membri le dogane, devono sospendere l’immissione in libera pratica di un prodotto quando mancano la documentazione o le marcature prescritte, la marcatura CE risulta falsa o fuorviante oppure non è indicato né identificabile alcun operatore di cui all’articolo 4 (regolamento 2019/1020, articolo 26).
Oggi servono due punti di contatto con l’UE
Fino al 19 gennaio 2027 la direttiva macchine aggiunge un secondo requisito, spesso trascurato: ogni dichiarazione CE di conformità deve indicare la persona autorizzata a costituire il fascicolo tecnico, e tale persona deve essere stabilita nella Comunità (allegato II, punto 1.A.2; lo stesso vale per la dichiarazione di incorporazione delle quasi-macchine). La guida all’applicazione della direttiva pubblicata dalla Commissione lo interpreta come il punto di contatto nell’UE per i fabbricanti extra-UE: qualsiasi persona fisica o giuridica stabilita nell’UE a cui Lei affidi la costituzione del fascicolo su richiesta motivata.
In pratica i due ruoli sono di solito riuniti: un solo mandatario, con un unico mandato scritto, agisce come operatore responsabile ai sensi dell’articolo 4 e come persona autorizzata a costituire il fascicolo tecnico. Se vende tramite un importatore dell’UE, l’importatore è automaticamente l’operatore di cui all’articolo 4 e resta da indicare soltanto la persona incaricata del fascicolo tecnico.
Vendere direttamente a utilizzatori finali dell’UE, anche online, non permette di eludere nulla di tutto ciò: un’offerta rivolta agli utilizzatori finali nell’Unione è considerata una messa a disposizione sul mercato dell’UE (regolamento 2019/1020, articolo 6). Spedire macchine con il dropshipping da un magazzino di un Paese terzo verso l’UE senza un operatore dell’UE non è una via lecita.
Importatore o mandatario: come scegliere la configurazione
Vendita tramite un importatore dell’UE
Semplice: l’importatore è per legge l’operatore responsabile, ha obblighi di verifica crescenti e dal 2027 deve apporre sulla Sua macchina il proprio nome e i propri dati di contatto. Lo svantaggio è la dipendenza: l’importatore si frappone tra Lei e il mercato e, se vende con il proprio marchio o modifica la macchina in modo rilevante per la conformità, diventa giuridicamente il fabbricante.
Vendita diretta con un mandatario
Mantiene il rapporto con il cliente e fattura direttamente agli acquirenti dell’UE; il mandatario fornisce la sede nell’UE, svolge i compiti documentali ed è indicato nella dichiarazione e nei documenti del prodotto. Attenzione ai limiti: il mandatario agisce entro il proprio mandato scritto e non può assumere i Suoi obblighi di progettazione né la redazione della documentazione tecnica. Questi restano a Lei.
Un fatto nuovo alza la posta per entrambe le vie: la nuova direttiva (UE) 2024/2853 sulla responsabilità per danno da prodotti difettosi si applica ai prodotti immessi sul mercato dopo il 9 dicembre 2026 e rende espressamente responsabile dei prodotti difettosi, software compreso, l’importatore o il rappresentante autorizzato di un fabbricante extra-UE. Si aspetti che i partner dell’UE pretendano una documentazione tecnica completa e difendibile prima di prestarLe il proprio nome.
Che cosa cambia il 20 gennaio 2027
Il regolamento macchine (UE) 2023/1230 scrive gli obblighi della catena di fornitura direttamente nel diritto delle macchine. Gli elementi che contano per gli esportatori:
Gli importatori hanno obblighi espliciti e verificabili (articolo 13)
Prima di immettere la Sua macchina sul mercato, l’importatore deve verificare che Lei abbia eseguito la valutazione della conformità, redatto la documentazione tecnica, apposto la marcatura CE e fornito i documenti prescritti. Deve riportare sulla macchina il proprio nome, l’indirizzo postale e un contatto digitale, conservare la Sua dichiarazione di conformità UE per 10 anni e, se del caso, eseguire prove a campione e tenere un registro dei reclami. Si aspetti che gli importatori dell’UE pretendano per contratto pacchetti documentali completi, ben prima della scadenza.
I distributori devono verificare prima di vendere (articolo 15)
Marcatura CE presente, dichiarazione disponibile, istruzioni in una lingua facilmente comprensibile nello Stato membro e marcature del fabbricante e dell’importatore apposte. Una versione linguistica mancante può ora fermare la Sua macchina presso il distributore, e non solo in occasione di un controllo.
La persona incaricata del fascicolo tecnico scompare, l’operatore dell’articolo 4 resta
La nuova dichiarazione di conformità UE (allegato V) indica soltanto il fabbricante e, se nominato, il mandatario; la persona distinta autorizzata a costituire il fascicolo tecnico non esiste più. Il mandatario resta facoltativo (articolo 12: il fabbricante può nominarne uno). L’obbligo dell’articolo 4 del regolamento 2019/1020 di un operatore responsabile stabilito nell’UE continua ad applicarsi, quindi la necessità pratica di un partner nell’UE non viene meno. I fabbricanti devono inoltre indicare un unico punto di contatto digitale e le dichiarazioni possono essere fornite in forma digitale.
Si aggiunga il quadro sanzionatorio: gli Stati membri devono aver predisposto le proprie norme sulle sanzioni per il nuovo regolamento entro il 20 ottobre 2026, e queste possono includere sanzioni penali per le violazioni gravi; la Germania ha adottato le proprie nella legge tedesca di attuazione del regolamento macchine (MaschinenDG; Bundesgesetzblatt 2025 I n. 302), applicabile dal 20 gennaio 2027. La portata è già concreta oggi: in Germania le violazioni in materia di conformità delle macchine comportano sanzioni amministrative pecuniarie fino a 100.000 euro per caso, e il sistema di allerta Safety Gate dell’UE ha registrato nel 2025 il record di 4.671 allerte su prodotti pericolosi, con quasi 5.800 azioni di follow-up come blocchi alla frontiera, richiami e divieti di vendita. La non conformità non è un rischio burocratico: significa spedizioni bloccate e un’allerta pubblica e nominativa.
Lista di controllo prima della prima spedizione
Conformità CE completata e documentata: Valutazione del rischio, fascicolo tecnico, dichiarazione CE di conformità, marcatura CE, istruzioni nelle lingue richieste. Senza questo, nessuna configurazione dell’operatore serve a qualcosa.
Operatore responsabile dell’UE nominato: Importatore, mandatario o fornitore di servizi di logistica, concordato per iscritto e incaricato dei compiti dell’articolo 4, paragrafo 3.
Persona autorizzata a costituire il fascicolo tecnico indicata: Stabilita nell’UE e indicata con l’indirizzo in ogni dichiarazione CE di conformità (obbligatorio fino al 19 gennaio 2027).
Dati dell’operatore sul prodotto o nei relativi documenti: Nome e indirizzo postale dell’operatore di cui all’articolo 4 sulla macchina, sull’imballaggio, sul pacco o in un documento di accompagnamento.
Pacchetto documentale per il Suo partner nell’UE: Copia della dichiarazione, modalità di accesso al fascicolo tecnico, istruzioni. Dal 2027 gli importatori devono verificare tutto questo prima di immettere la Sua macchina sul mercato: si aspetti quindi richieste contrattuali già in anticipo.
Versioni linguistiche pianificate: Istruzioni nella o nelle lingue ufficiali di ciascuno Stato membro di destinazione, contrassegnate come originali o come traduzione.
Clausole su marchio e modifiche nel contratto: Chi dichiara che cosa, chi può cambiare il marchio, chi può apportare modifiche. Il cambio di marchio o una modifica rilevante per la conformità trasferisce il ruolo di fabbricante al Suo partner nell’UE.
Numero EORI, se agisce come dichiarante doganale: Ogni operatore che presenta dichiarazioni doganali nell’UE ha bisogno di un numero EORI; gli operatori extra-UE si registrano nello Stato membro della loro prima dichiarazione. Una spedizione DDP senza numero EORI si blocca alla frontiera.
Date di immissione sul mercato documentate per ogni unità: Intorno al passaggio del 20 gennaio 2027, la data in cui ciascuna unità è stata fornita per la prima volta nell’UE decide quale normativa si applica. Conservi le prove.
FAQ
Domande frequenti
Ho bisogno di una filiale nell’UE per vendere macchine nell’UE?
Per i fabbricanti di macchine extra-UE il mandatario è obbligatorio?
Posso vendere macchine online direttamente a clienti dell’UE dall’esterno dell’UE?
Quali nomi devono comparire sulla macchina?
Che cosa succede se il mio importatore nell’UE vende la macchina con il proprio marchio?
L’obbligo dell’articolo 4 vale anche per le quasi-macchine?
Chi può fungere da persona autorizzata a costituire il fascicolo tecnico?
Conformità UE delle macchine gestita internamente, in italiano
Questa guida è scritta dal team di CE-Copilot, una piattaforma software per l'intero processo CE delle macchine nell'UE: classificazione delle direttive, una ricerca norme su 3600+ norme con stato di armonizzazione, valutazione del rischio secondo EN ISO 12100, documentazione della sicurezza funzionale, rapporti di prova, documentazione tecnica, istruzioni per l'uso e dichiarazione di conformità UE con esportazioni in inglese, tedesco, francese e italiano. La piattaforma è disponibile in italiano e in inglese; l'IA redige le bozze, Lei verifica e approva.
Altre guide
Questa guida è un’informazione generale per i fabbricanti di macchine, verificata sui testi giuridici ufficiali dell’UE (stato: 16 ottobre 2026). Non costituisce consulenza legale. Per decisioni sul Suo prodotto specifico consulti i testi giuridici (EUR-Lex) o un consulente qualificato.