Eksport maszyn do UE bez podmiotu w UE: kto za co odpowiada

Opublikowano 30 sierpnia 2026Zweryfikowano w oparciu o akty prawne UE

Doskonała dokumentacja CE to za mało: od lipca 2021 r. maszyny można wprowadzać do obrotu w UE tylko wtedy, gdy odpowiada za nie podmiot gospodarczy mający siedzibę w Unii. Ten poradnik wyjaśnia, kto może nim być, czym różnią się poszczególne role, co zmienia rozporządzenie w sprawie maszyn w 2027 r. oraz co należy mieć przygotowane przed pierwszą wysyłką.

Zasada, która zaskakuje eksporterów

Dyrektywa maszynowa 2006/42/WE nigdy nie wspomina o importerach ani dystrybutorach; wszystkie jej obowiązki spoczywają na producencie lub jego upoważnionym przedstawicielu. Tę lukę wypełnia inny akt: art. 4 rozporządzenia w sprawie nadzoru rynku (UE) 2019/1020, które wyraźnie obejmuje maszyny i obowiązuje od 16 lipca 2021 r. Stanowi on, że produkt można wprowadzić do obrotu tylko wtedy, gdy istnieje podmiot gospodarczy mający siedzibę w Unii i odpowiedzialny za określone zadania w zakresie zgodności. Spełniają ten wymóg cztery konfiguracje:

producent z siedzibą w UE (w przypadku eksporterów: spółka zależna),
importer, jeżeli producent ma siedzibę poza UE,
upoważniony przedstawiciel z pisemnym upoważnieniem obejmującym zadania z art. 4 albo
dostawca usług realizacji zamówień z siedzibą w UE, który obsługuje produkt, jeżeli nie istnieje żaden z powyższych.

Taki podmiot musi sprawdzić, czy istnieją deklaracja zgodności i dokumentacja techniczna, przechowywać deklarację do dyspozycji organów, przekazywać dokumentację na uzasadniony wniosek, zgłaszać produkty stwarzające ryzyko i współpracować przy działaniach naprawczych (art. 4 ust. 3). Jego nazwa i adres pocztowy muszą widnieć na produkcie, jego opakowaniu, paczce lub w dokumencie towarzyszącym (art. 4 ust. 4). Egzekwuje się to na granicy: organy kontrolujące przywóz, w większości państw członkowskich organy celne, muszą zawiesić dopuszczenie produktu do obrotu, gdy brakuje wymaganej dokumentacji lub oznakowań, oznakowanie CE wydaje się fałszywe lub wprowadzające w błąd albo nie podano lub nie można ustalić żadnego podmiotu z art. 4 (rozporządzenie 2019/1020, art. 26).

Dziś potrzebne są dwa punkty kontaktowe w UE

Do 19 stycznia 2027 r. dyrektywa maszynowa dodaje drugi, często pomijany wymóg: każda deklaracja zgodności WE musi wskazywać osobę upoważnioną do przygotowania dokumentacji technicznej, a osoba ta musi mieć siedzibę we Wspólnocie (załącznik II pkt 1.A.2; to samo dotyczy deklaracji włączenia dla maszyn nieukończonych). Przewodnik Komisji dotyczący stosowania dyrektywy odczytuje to jako punkt kontaktowy w UE dla producentów spoza UE: każda osoba fizyczna lub prawna z siedzibą w UE, której powierzą Państwo skompletowanie dokumentacji na uzasadniony wniosek.

W praktyce obie role zazwyczaj łączy się w jednym podmiocie: jeden upoważniony przedstawiciel, na podstawie jednego pisemnego upoważnienia, pełni funkcję odpowiedzialnego podmiotu z art. 4 oraz osoby upoważnionej do przygotowania dokumentacji technicznej. Jeśli sprzedają Państwo przez importera z UE, importer automatycznie jest podmiotem z art. 4, a do wskazania pozostaje tylko osoba odpowiedzialna za dokumentację techniczną.

Sprzedaż bezpośrednio użytkownikom końcowym w UE, także online, niczego z tego nie omija: oferta skierowana do użytkowników końcowych w Unii jest uznawana za udostępnianie na rynku UE (rozporządzenie 2019/1020, art. 6). Wysyłka maszyn w systemie dropshippingu z magazynu w państwie trzecim do UE bez podmiotu z UE nie jest drogą zgodną z prawem.

Importer czy upoważniony przedstawiciel: wybór modelu

Sprzedaż przez importera z UE

Rozwiązanie proste: importer z mocy prawa jest podmiotem odpowiedzialnym, ma coraz szersze obowiązki weryfikacyjne, a od 2027 r. musi umieszczać na Państwa maszynie własną nazwę i dane kontaktowe. Ceną jest zależność: importer stoi między Państwem a rynkiem, a jeśli sprzedaje pod własną marką lub modyfikuje maszynę w sposób istotny dla zgodności, prawnie staje się producentem.

Sprzedaż bezpośrednia z upoważnionym przedstawicielem

Zachowują Państwo relację z klientem i fakturują nabywców z UE bezpośrednio; upoważniony przedstawiciel zapewnia siedzibę w UE, wykonuje zadania dokumentacyjne i jest wskazany w deklaracji oraz w dokumentach produktu. Należy pamiętać o ograniczeniach: przedstawiciel działa w granicach pisemnego upoważnienia i nie może przejąć Państwa obowiązków projektowych ani sporządzenia dokumentacji technicznej. Pozostają one po Państwa stronie.

Jedna zmiana podnosi stawkę w obu wariantach: nowa dyrektywa (UE) 2024/2853 w sprawie odpowiedzialności za produkty wadliwe ma zastosowanie do produktów wprowadzonych do obrotu po 9 grudnia 2026 r. i wyraźnie czyni importera lub upoważnionego przedstawiciela producenta spoza UE odpowiedzialnym za produkty wadliwe, w tym za oprogramowanie. Należy się spodziewać, że partnerzy z UE zażądają kompletnej, dającej się obronić dokumentacji technicznej, zanim użyczą Państwu swojej nazwy.

Co zmienia się 20 stycznia 2027 r.

Rozporządzenie (UE) 2023/1230 w sprawie maszyn wpisuje obowiązki w łańcuchu dostaw bezpośrednio do prawa maszynowego. Elementy istotne dla eksporterów:

Importerzy otrzymują wyraźne, możliwe do sprawdzenia obowiązki (art. 13)

Przed wprowadzeniem Państwa maszyny do obrotu importer musi sprawdzić, czy przeprowadzili Państwo ocenę zgodności, sporządzili dokumentację techniczną, umieścili oznakowanie CE i dostarczyli wymagane dokumenty. Musi umieścić na maszynie swoją nazwę, adres pocztowy i kontakt cyfrowy, przechowywać Państwa deklarację zgodności UE przez 10 lat oraz, w stosownych przypadkach, przeprowadzać badania prób i prowadzić ewidencję skarg. Należy się spodziewać, że importerzy z UE będą wymagać w umowach kompletnych pakietów dokumentów, na długo przed upływem terminu.

Dystrybutorzy muszą sprawdzić przed sprzedażą (art. 15)

Oznakowanie CE jest umieszczone, deklaracja jest dostępna, instrukcja jest w języku łatwo zrozumiałym w danym państwie członkowskim, a oznaczenia producenta i importera są umieszczone. Brak wersji językowej może teraz zatrzymać Państwa maszynę już u dystrybutora, a nie dopiero podczas kontroli.

Osoba odpowiedzialna za dokumentację techniczną znika, podmiot z art. 4 pozostaje

Nowa deklaracja zgodności UE (załącznik V) wskazuje wyłącznie producenta oraz, jeśli został wyznaczony, upoważnionego przedstawiciela; odrębna osoba upoważniona do przygotowania dokumentacji technicznej już nie istnieje. Upoważniony przedstawiciel pozostaje fakultatywny (art. 12: producent może go wyznaczyć). Wymóg z art. 4 rozporządzenia 2019/1020 dotyczący odpowiedzialnego podmiotu z siedzibą w UE nadal obowiązuje, więc praktyczna potrzeba posiadania partnera w UE nie znika. Producenci muszą ponadto podawać jeden cyfrowy punkt kontaktowy, a deklaracje mogą być udostępniane w formie cyfrowej.

Do tego dochodzi egzekwowanie przepisów: państwa członkowskie muszą mieć przepisy o sankcjach dla nowego rozporządzenia do 20 października 2026 r., a mogą one obejmować sankcje karne za poważne naruszenia; Niemcy przyjęły swoje przepisy w ustawie wykonawczej do rozporządzenia w sprawie maszyn (MaschinenDG; Bundesgesetzblatt 2025 I nr 302), stosowanej od 20 stycznia 2027 r. Skala jest realna już dziś: w Niemczech naruszenia przepisów o zgodności maszyn podlegają administracyjnym karom pieniężnym do 100 000 euro za pojedynczy przypadek, a unijny system ostrzegania Safety Gate odnotował w 2025 r. rekordową liczbę 4671 powiadomień o produktach niebezpiecznych i prawie 5800 działań następczych, takich jak zatrzymania na granicy, odzyskanie produktów i zakazy sprzedaży. Niezgodność to nie ryzyko papierologiczne: to zatrzymane dostawy i publiczne ostrzeżenie podające nazwę firmy.

Lista kontrolna przed pierwszą wysyłką

Zgodność CE zapewniona i udokumentowana: Ocena ryzyka, dokumentacja techniczna, deklaracja zgodności WE, oznakowanie CE, instrukcja w odpowiednich językach. Bez tego żadne ustalenia dotyczące podmiotu nie pomogą.

Wyznaczony odpowiedzialny podmiot w UE: Importer, upoważniony przedstawiciel lub dostawca usług realizacji zamówień, uzgodniony na piśmie, z objęciem zadań z art. 4 ust. 3.

Wskazana osoba upoważniona do przygotowania dokumentacji technicznej: Z siedzibą w UE, wskazana z adresem w każdej deklaracji zgodności WE (wymóg obowiązuje do 19 stycznia 2027 r.).

Dane podmiotu na produkcie lub w jego dokumentach: Nazwa i adres pocztowy podmiotu z art. 4 na maszynie, opakowaniu, paczce lub w dokumencie towarzyszącym.

Pakiet dokumentów dla partnera w UE: Kopia deklaracji, sposób dostępu do dokumentacji technicznej, instrukcja. Od 2027 r. importerzy muszą to wszystko zweryfikować przed wprowadzeniem Państwa maszyny do obrotu, więc wymagań umownych należy się spodziewać odpowiednio wcześnie.

Zaplanowane wersje językowe: Instrukcja w języku urzędowym lub językach urzędowych każdego państwa członkowskiego przeznaczenia, oznaczona jako oryginalna lub jako tłumaczenie.

Klauzule o marce i modyfikacjach w umowie: Kto co deklaruje, kto może zmienić markę, kto może dokonywać modyfikacji. Zmiana marki lub modyfikacja istotna dla zgodności przenosi rolę producenta na Państwa partnera w UE.

Numer EORI, jeśli występują Państwo jako zgłaszający w procedurze celnej: Każdy podmiot składający zgłoszenia celne w UE potrzebuje numeru EORI; podmioty spoza UE rejestrują się w państwie członkowskim pierwszego zgłoszenia. Wysyłka w formule DDP bez niego utknie na granicy.

Udokumentowane daty wprowadzenia do obrotu dla każdej sztuki: Przy zmianie przepisów 20 stycznia 2027 r. o tym, które prawo ma zastosowanie, decyduje data pierwszego dostarczenia każdej sztuki na rynek UE. Dowody należy zachować.

FAQ

Najczęściej zadawane pytania

Czy potrzebuję spółki zależnej w UE, aby sprzedawać maszyny w UE?

Nie. Art. 4 rozporządzenia (UE) 2019/1020 wymaga podmiotu gospodarczego mającego siedzibę w Unii i odpowiedzialnego za określone zadania w zakresie zgodności. Spełniają ten wymóg cztery konfiguracje: producent z siedzibą w UE, importer, upoważniony przedstawiciel z pisemnym upoważnieniem lub, jeżeli nie ma żadnego z nich, dostawca usług realizacji zamówień z siedzibą w UE, który obsługuje produkt. Spółka zależna to jeden ze sposobów na posiadanie podmiotu w UE, ale nie jedyny.

Czy upoważniony przedstawiciel jest obowiązkowy dla producentów maszyn spoza UE?

Nie, i pozostaje fakultatywny także w nowym rozporządzeniu w sprawie maszyn (art. 12: producent „może” go wyznaczyć). Obowiązkowy jest natomiast odpowiedzialny podmiot gospodarczy z siedzibą w UE na podstawie art. 4 rozporządzenia 2019/1020, a importer spełnia ten wymóg automatycznie. Na gruncie obecnej dyrektywy maszynowej istnieje drugi punkt kontaktowy w UE: każda deklaracja zgodności WE musi wskazywać osobę mającą siedzibę we Wspólnocie i upoważnioną do przygotowania dokumentacji technicznej. Jeden upoważniony przedstawiciel może pełnić obie role na podstawie jednego pisemnego upoważnienia.

Czy mogę sprzedawać maszyny online bezpośrednio klientom z UE, działając spoza UE?

Tylko wtedy, gdy ustanowiony jest odpowiedzialny podmiot z siedzibą w UE. Oferta online skierowana do użytkowników końcowych w Unii jest uznawana za udostępnianie na rynku UE (rozporządzenie 2019/1020, art. 6), więc dropshipping z państwa trzeciego nie pozwala ominąć unijnego prawa produktowego. Jeżeli w łańcuchu nie ma importera z UE, przed uruchomieniem oferty potrzebny jest upoważniony przedstawiciel albo dostawca usług realizacji zamówień z UE.

Czyja nazwa musi widnieć na maszynie?

Obecnie: oznakowanie producenta wymagane przez dyrektywę maszynową oraz nazwa i adres pocztowy podmiotu z art. 4 na produkcie, jego opakowaniu, paczce lub w dokumencie towarzyszącym (rozporządzenie 2019/1020, art. 4 ust. 4). Od 20 stycznia 2027 r. rozporządzenie w sprawie maszyn dodaje wymóg, aby importerzy podawali swoją nazwę, zarejestrowaną nazwę handlową lub znak towarowy, adres pocztowy oraz stronę internetową, adres e-mail lub inny cyfrowy kontakt na maszynie, a jeżeli jest to niemożliwe, na opakowaniu lub w dokumentacji towarzyszącej (art. 13 ust. 3).

Co się stanie, jeśli mój importer z UE sprzeda maszynę pod własną marką?

Prawnie staje się producentem. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie maszyn importer lub dystrybutor, który wprowadza produkt do obrotu pod własną nazwą lub znakiem towarowym albo modyfikuje go w sposób mogący wpłynąć na zgodność, przejmuje wszystkie obowiązki producenta (art. 17). Ta sama zasada obowiązuje dziś na podstawie „Niebieskiego przewodnika” Komisji (Blue Guide). Umowy dostaw powinny wyraźnie wskazywać, kto ponosi obowiązki producenta.

Czy wymóg z art. 4 dotyczy także maszyn nieukończonych?

Sytuacja nie jest jednoznacznie rozstrzygnięta. Art. 4 ust. 5 rozporządzenia 2019/1020 wymienia dyrektywę maszynową jako całość, co obejmuje maszyny nieukończone; maszyny nieukończone nie mają jednak oznakowania CE ani deklaracji zgodności UE, wokół których zbudowano zadania z art. 4. W praktyce: model zapewnienia zgodności należy uzgodnić ze swoim integratorem z UE w umowie dostawy i w każdym przypadku zadbać o to, aby deklaracja włączenia oraz wskazana w niej osoba kontaktowa ds. dokumentacji z siedzibą w UE zostały zapewnione.

Kto może być osobą upoważnioną do przygotowania dokumentacji technicznej?

Każda osoba fizyczna lub prawna z siedzibą w UE, której producent powierza skompletowanie dokumentacji technicznej i udostępnienie jej na uzasadniony wniosek; przewodnik Komisji do dyrektywy maszynowej wskazuje jako typowy wybór upoważnionego przedstawiciela. Rola ta musi być obecnie wskazana w każdej deklaracji zgodności WE. Od 20 stycznia 2027 r. ta konstrukcja znika: nowa deklaracja zgodności UE na podstawie rozporządzenia w sprawie maszyn wskazuje wyłącznie producenta oraz, jeśli został wyznaczony, upoważnionego przedstawiciela.

Zgodność maszyn z wymogami UE we własnym zakresie, w języku polskim

Ten przewodnik pochodzi od zespołu stojącego za CE-Copilot, platformą programową dla całego unijnego procesu CE maszyn: przypisanie dyrektyw, wyszukiwarka norm z 3600+ normami ze statusem harmonizacji, ocena ryzyka wg EN ISO 12100, dokumentacja bezpieczeństwa funkcjonalnego, sprawozdania z badań, dokumentacja techniczna, instrukcja obsługi i deklaracja zgodności UE z eksportem w języku angielskim, niemieckim, francuskim i włoskim. Platforma jest dostępna w języku polskim i angielskim; AI przygotowuje wersje robocze, Państwo sprawdzają i zatwierdzają.

Wypróbuj teraz bezpłatnie przez 14 dni Zarezerwuj 30-minutowe demo Zobacz przykładową dokumentację CE

Więcej poradników

Rozporządzenie (UE) 2023/1230 w sprawie maszyn: co zmienia się 20 stycznia 2027 r.Oznakowanie CE maszyn: poradnik krok po kroku dla eksporterów

Niniejszy poradnik zawiera ogólne informacje dla producentów maszyn, sprawdzone z oficjalnymi tekstami prawnymi UE według stanu na 16 października 2026. Nie stanowi porady prawnej. W sprawie decyzji dotyczących konkretnego produktu prosimy zapoznać się z tekstami prawnymi (EUR-Lex) lub skonsultować się z wykwalifikowanym doradcą.