Dokumentacja techniczna maszyn importowanych do UE: co musi zawierać i kto musi ją przechowywać
Dokumentacja techniczna to zestaw dokumentów, który pozwala obronić Państwa oznakowanie CE. Nikt nie żąda jej na granicy, aż do dnia, w którym ktoś o nią poprosi, a wtedy mają Państwo czas współmierny do jej złożoności, by ją przekazać. Poradnik wymienia, co musi się w niej znaleźć według załącznika VII do dyrektywy maszynowej obecnie oraz według załącznika IV do rozporządzenia w sprawie maszyn od 20 stycznia 2027 r., kto musi ją przechowywać, jak długo i w jakim języku oraz co się dzieje, gdy nie można jej przedstawić.
Kto musi przechowywać dokumentację techniczną
Producent sporządza dokumentację i pozostaje za nią odpowiedzialny, niezależnie od miejsca swojej siedziby. W przypadku maszyn spoza UE prawo dodaje podmioty przechowujące ją w Unii:
Do 19 stycznia 2027 r.: osoba upoważniona do przygotowania dokumentacji technicznej
Każda deklaracja zgodności WE na mocy dyrektywy maszynowej wskazuje osobę mającą miejsce zamieszkania lub siedzibę we Wspólnocie, upoważnioną do przygotowania dokumentacji technicznej (załącznik II sekcja 1.A). Osoba ta kompletuje dokumentację i udostępnia ją na uzasadniony wniosek; przewodnik Komisji dotyczący stosowania dyrektywy rozumie tę rolę jako punkt kontaktowy w UE dla producentów spoza UE, często pełniony przez upoważnionego przedstawiciela.
Od 16 lipca 2021 r.: podmiot gospodarczy, o którym mowa w art. 4
Na mocy rozporządzenia (UE) 2019/1020 podmiot z siedzibą w UE odpowiedzialny za Państwa maszynę (importer, upoważniony przedstawiciel lub dostawca usług realizacji zamówień) musi zweryfikować, że sporządzono deklarację i dokumentację techniczną, przechowywać deklarację do dyspozycji organów oraz zapewnić, że dokumentacja techniczna może zostać udostępniona na żądanie (art. 4 ust. 3).
Od 20 stycznia 2027 r.: importer i upoważniony przedstawiciel na mocy przepisów o maszynach
Rozporządzenie w sprawie maszyn zobowiązuje importera do zweryfikowania przed wprowadzeniem maszyny do obrotu, że sporządzono dokumentację techniczną, oraz do zapewnienia przez 10 lat możliwości jej udostępnienia (art. 13). Upoważnienie udzielone upoważnionemu przedstawicielowi musi umożliwiać mu co najmniej przechowywanie dokumentacji i deklaracji do dyspozycji organów przez 10 lat oraz przekazanie ich na uzasadniony wniosek (art. 12). Sporządzenie dokumentacji pozostaje po stronie producenta.
Zawartość według załącznika VII część A do dyrektywy (do 19 stycznia 2027 r.)
Dokumentacja techniczna musi wykazać, że maszyna spełnia wymagania dyrektywy, i obejmować jej projekt, wytworzenie i działanie w zakresie koniecznym do tej oceny. Dokumentacja konstrukcyjna obejmuje:
- ogólny opis maszyny,
- rysunek zestawieniowy maszyny i schematy obwodów sterowania wraz z opisami i objaśnieniami niezbędnymi do zrozumienia działania maszyny,
- rysunki szczegółowe wraz z obliczeniami, wynikami badań, certyfikatami itp. niezbędnymi do sprawdzenia zgodności maszyny z zasadniczymi wymaganiami w zakresie ochrony zdrowia i bezpieczeństwa,
- dokumentację oceny ryzyka przedstawiającą zastosowaną procedurę, w tym wykaz zasadniczych wymagań mających zastosowanie do maszyny oraz opis środków zapobiegawczych wdrożonych w celu wyeliminowania rozpoznanych zagrożeń lub zmniejszenia ryzyka oraz, w stosownych przypadkach, wskazanie ryzyka resztkowego,
- zastosowane normy i inne specyfikacje techniczne ze wskazaniem zasadniczych wymagań objętych tymi normami,
- wszelkie sprawozdania techniczne z wynikami badań przeprowadzonych przez producenta lub przez jednostkę wybraną przez producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela,
- egzemplarz instrukcji maszyny,
- w odpowiednich przypadkach deklarację włączenia wmontowanej maszyny nieukończonej i odpowiednią instrukcję montażu,
- w odpowiednich przypadkach egzemplarze deklaracji zgodności WE maszyn lub innych produktów włączonych do maszyny,
- egzemplarz deklaracji zgodności WE oraz
- w przypadku produkcji seryjnej środki wewnątrzzakładowe podejmowane w celu zapewnienia, że maszyna pozostaje zgodna.
Producent musi ponadto przeprowadzić badania i próby części składowych, osprzętu lub gotowej maszyny, niezbędne do ustalenia, czy można ją bezpiecznie zmontować i oddać do użytku, oraz włączyć sprawozdania i wyniki do dokumentacji. Szczegółowe rysunki zakupionych podzespołów nie są wymagane, chyba że ich znajomość jest niezbędna do sprawdzenia zgodności.
Co nowego według załącznika IV część A do rozporządzenia (od 20 stycznia 2027 r.)
Struktura pozostaje rozpoznawalna: opis, ocena ryzyka, rysunki i objaśnienia, normy, obliczenia i wyniki badań, instrukcja, deklaracje. Dla eksporterów liczy się sześć uzupełnień:
Pełny opis, w tym zamierzone zastosowanie: Opis maszyny obejmuje teraz wprost jej zamierzone zastosowanie; ocena ryzyka według rozporządzenia obejmuje także racjonalnie przewidywalne niewłaściwe użytkowanie.
Normy stosowane częściowo i inne specyfikacje techniczne: Jeżeli norma zharmonizowana lub wspólna specyfikacja została zastosowana tylko częściowo, dokumentacja musi wskazywać, które części zastosowano; wymienia się również inne zastosowane specyfikacje techniczne.
Środki zapewniające zgodność wytwarzania: Dokumentuje się nie tylko projekt, lecz także środki, dzięki którym produkcja seryjna pozostaje zgodna.
Deklaracje produktów włączonych do maszyny: Egzemplarze deklaracji zgodności maszyn lub innych włączonych produktów, także gdy zostały wydane na podstawie innych aktów UE, oraz deklaracje włączenia wraz z instrukcjami montażu dla włączonych maszyn nieukończonych.
Kod źródłowy lub logika programowania oprogramowania związanego z bezpieczeństwem: Do przedstawienia na uzasadniony wniosek właściwego organu krajowego, gdy jest to niezbędne, aby organ ten mógł sprawdzić zgodność z zasadniczymi wymaganiami w zakresie ochrony zdrowia i bezpieczeństwa. Nie jest stałym elementem dokumentacji, ale muszą Państwo być w stanie go przedstawić.
Opis układów sterowanych czujnikami, zdalnie uruchamianych i autonomicznych: W przypadku maszyn z takimi funkcjami dokumentacja opisuje ich charakterystykę, zdolności i ograniczenia, wykorzystywane dane oraz procesy opracowania, badań i zatwierdzania. Jest to całkowita nowość w porównaniu z załącznikiem VII.
Z załącznika znikają dwa elementy: egzemplarz własnej deklaracji jako odrębna wymieniona pozycja oraz odrębna osoba upoważniona do przygotowania dokumentacji technicznej. Przepisy dotyczące języka, miejsca przechowywania i dostępności przenoszą się z załącznika do obowiązków producenta w art. 10, które obejmują również nowe wymagania dotyczące zabezpieczenia przed uszkodzeniem oraz, w stosownych przypadkach, maszyny o samozmieniającym się zachowaniu. Dokładne brzmienie każdej pozycji należy sprawdzić w tekście skonsolidowanym rozporządzenia; zmieniano je już dwukrotnie.
Przechowywanie: 10 lat, liczone inaczej
Zgodnie z dyrektywą dokumentacja techniczna musi być udostępniana właściwym organom krajowym przez co najmniej 10 lat od daty produkcji maszyny lub, w przypadku produkcji seryjnej, od daty wyprodukowania ostatniego egzemplarza (załącznik VII). Zgodnie z rozporządzeniem producent przechowuje dokumentację techniczną i deklarację zgodności UE do dyspozycji organów przez co najmniej 10 lat po wprowadzeniu maszyny do obrotu (art. 10 ust. 3), a importer i upoważniony przedstawiciel mają odpowiadający temu 10-letni obowiązek w odniesieniu do tego, co przechowują.
Dla eksporterów praktyczną konsekwencją jest problem dat: wprowadzenie do obrotu każdego egzemplarza, czyli jego pierwsze udostępnienie na rynku Unii, uruchamia bieg terminu według rozporządzenia, a w okolicach przełomu 20 stycznia 2027 r. decyduje też o tym, które prawo ma zastosowanie. Należy zapisać tę datę dla każdego egzemplarza i od niej, a nie od daty wysyłki, obliczać datę końca przechowywania.
Język, miejsce przechowywania i dostępność
Zgodnie z dyrektywą dokumentacja techniczna musi być sporządzona w przynajmniej jednym z oficjalnych języków Wspólnoty, z wyjątkiem instrukcji, do której mają zastosowanie przepisy językowe kraju użytkowania (załącznik I sekcja 1.7.4). Dokumentacja w języku angielskim jest zatem dopuszczalna. Nie musi ona znajdować się na terytorium Wspólnoty ani być stale dostępna w formie materialnej, ale osoba wyznaczona w deklaracji zgodności WE musi mieć możliwość jej skompletowania i udostępnienia w czasie współmiernym do jej złożoności (załącznik VII).
Dwie reguły ograniczają ten komfort. Na uzasadniony wniosek organy mogą żądać wszystkich informacji i dokumentów koniecznych do wykazania zgodności w języku łatwo dla nich zrozumiałym; rozporządzenie w sprawie maszyn nakłada ten obowiązek na producenta (art. 10), a rozporządzenie (UE) 2019/1020 na podmiot gospodarczy, o którym mowa w art. 4 (art. 4 ust. 3 lit. b)). Ponadto gdy jednostka notyfikowana bada Państwa dokumentację, język roboczy należy uzgodnić z nią z wyprzedzeniem. W praktyce: dokumentację należy prowadzić po angielsku, instrukcje w językach Państwa rynków, a na tłumaczenie kluczowych dokumentów, takich jak ocena ryzyka, warto zarezerwować budżet na wypadek żądania organu krajowego.
Co się dzieje, gdy nie można przedstawić dokumentacji
Dyrektywa jest tu jednoznaczna: nieprzedstawienie dokumentacji technicznej w odpowiedzi na należycie uzasadniony wniosek właściwych organów krajowych może stanowić wystarczającą podstawę do zakwestionowania zgodności maszyny (załącznik VII). Od tego momentu zastosowanie mają instrumenty nadzoru rynku z rozporządzenia (UE) 2019/1020: organ może żądać działań naprawczych, zakazać lub ograniczyć udostępnianie produktu na rynku albo nakazać jego wycofanie z obrotu lub odzyskanie, w razie potrzeby wraz z ostrzeżeniem opinii publicznej (art. 16). Na granicy organy kontrolujące przywóz muszą zawiesić dopuszczenie produktu do obrotu w procedurze celnej, gdy brakuje wymaganej dokumentacji, gdy oznakowanie CE wydaje się fałszywe lub wprowadzające w błąd albo gdy nie wskazano ani nie można ustalić podmiotu gospodarczego, o którym mowa w art. 4 (art. 26).
Od 20 stycznia 2027 r. rozporządzenie wymienia niekompletną dokumentację techniczną wśród niezgodności pod względem formalnym, których zaprzestania państwo członkowskie musi zażądać od podmiotu gospodarczego; jeżeli niezgodność utrzymuje się, państwo członkowskie ogranicza lub zakazuje udostępniania maszyny na rynku albo zapewnia jej wycofanie z obrotu lub odzyskanie. Dochodzą do tego sankcje krajowe: państwa członkowskie muszą mieć przepisy dotyczące sankcji za naruszenie rozporządzenia do 20 października 2026 r. Niemcy przyjęły je w niemieckiej ustawie wykonawczej do rozporządzenia w sprawie maszyn (MaschinenDG, Bundesgesetzblatt, BGBl. 2025 I nr 302), z administracyjnymi karami pieniężnymi do 100 000 euro od 20 stycznia 2027 r.; do tego czasu naruszenia zgodności dotyczące maszyn podlegają na podstawie niemieckiej ustawy o bezpieczeństwie produktów (ProdSG) karom pieniężnym do 100 000 euro za każdy przypadek.
Lista kontrolna struktury dla eksporterów
Struktura, która sprawdza się w obu reżimach i w której importer lub przedstawiciel w UE może się odnaleźć bez konieczności dzwonienia do Państwa:
Identyfikacja: Nazwa i adres producenta, upoważniony przedstawiciel, jeżeli został ustanowiony, nazwa maszyny, typ, numer seryjny lub seria, rok budowy.
Opis i granice: Ogólny opis, zamierzone zastosowanie wraz z racjonalnie przewidywalnym niewłaściwym użyciem, granice maszyny (użytkowanie, przestrzeń, czas), rysunki zestawieniowe i fotografie.
Ocena ryzyka według EN ISO 12100: Metoda, wykaz zagrożeń we wszystkich fazach cyklu życia, mające zastosowanie zasadnicze wymagania, środki ochronne według metody trzystopniowej, ryzyko resztkowe wraz z uzasadnieniem.
Dyrektywy, rozporządzenia i normy: Wszystkie mające zastosowanie akty UE, normy zharmonizowane z wydaniem i statusem w Dzienniku Urzędowym, zastosowane części w razie częściowego stosowania, inne specyfikacje techniczne oraz informacja, które wymaganie obejmuje każda norma.
Rysunki i obliczenia: Rysunek zestawieniowy, rysunki szczegółowe podzespołów istotnych dla bezpieczeństwa, schematy obwodów elektrycznych, pneumatycznych i hydraulicznych, udokumentowana logika sterowania, obliczenia elementów nośnych i istotnych dla bezpieczeństwa.
Badania i weryfikacja: Sprawozdania z badań weryfikujących środki ochronne, walidacja bezpieczeństwa funkcjonalnego (poziom zapewnienia bezpieczeństwa zgodnie z EN ISO 13849-1, jeżeli ma zastosowanie), pomiary emisji, certyfikaty.
Instrukcja obsługi: Egzemplarz instrukcji obsługi z dostarczanymi wersjami językowymi, oznaczonymi jako oryginał lub tłumaczenie; od 2027 r. sposób dostępu, jeżeli instrukcje są udostępniane w formie cyfrowej.
Deklaracje: Deklaracja zgodności WE lub UE, deklaracje produktów włączonych, deklaracje włączenia i instrukcje montażu dla włączonych maszyn nieukończonych; jeżeli zaangażowana była jednostka notyfikowana, jej certyfikaty.
Zgodność produkcji seryjnej: Środki wewnątrzzakładowe utrzymujące zgodność produkcji seryjnej, w tym sposób oceny zmian projektowych lub zmian w oprogramowaniu oraz śledzenia zmian norm.
Dostęp i przechowywanie: Kto przechowuje dokumentację, jak podmiot w UE uzyskuje ją w wymaganym czasie, data wprowadzenia do obrotu każdego egzemplarza oraz obliczona od niej data końca 10-letniego okresu.
Jak CE-Copilot wspiera dokumentację techniczną
- Lista kontrolna obejmująca 50 punktów (55 według rozporządzenia w sprawie maszyn) w ośmiu sekcjach zgodnych z załącznikiem VII do dyrektywy (załącznikiem IV do rozporządzenia): informacje ogólne, opis, ocena ryzyka, normy i dyrektywy, rysunki i obliczenia, badania, instrukcje oraz ocena zgodności, z oznaczonymi pozycjami obowiązkowymi i opcjonalnymi oraz statusem każdej pozycji.
- Przechowywanie plików przy każdej pozycji listy kontrolnej dla rysunków, schematów obwodów, obliczeń i sprawozdań z badań, tak aby dowód znajdował się obok wymagania, które potwierdza.
- Ocena ryzyka według EN ISO 12100, lista kontrolna norm, sprawozdania z badań i deklaracja zgodności pochodzą z tego samego projektu i automatycznie zasilają dokumentację.
- Eksport zbiorczy projektu w jednym pliku PDF lub Word, w języku angielskim, który mogą Państwo przekazać importerowi lub upoważnionemu przedstawicielowi i zarchiwizować we własnym systemie na okres przechowywania.
- Czego nie robi: oprogramowanie nie decyduje, co jest bezpieczne, nie zastępuje badań i nie jest poradą prawną. AI przygotowuje wersję roboczą, a producent sprawdza i podpisuje.
Jak dokumentacja techniczna wpisuje się w pozostałą część procesu w UE, wyjaśnia przegląd dla eksporterów.
FAQ
Najczęściej zadawane pytania
Czy dokumentacja techniczna musi być przechowywana w UE?
W jakim języku musi być sporządzona dokumentacja techniczna?
Jak długo i od kiedy należy przechowywać dokumentację techniczną?
Co się stanie, jeśli nie będziemy mogli przedstawić dokumentacji technicznej na żądanie organu?
Czy kod źródłowy naszego oprogramowania sterującego należy do dokumentacji technicznej?
Kto przechowuje dokumentację techniczną, gdy sprzedajemy przez importera z UE?
Zgodność maszyn z wymogami UE we własnym zakresie, w języku polskim
Ten przewodnik pochodzi od zespołu stojącego za CE-Copilot, platformą programową dla całego unijnego procesu CE maszyn: przypisanie dyrektyw, wyszukiwarka norm z 3600+ normami ze statusem harmonizacji, ocena ryzyka wg EN ISO 12100, dokumentacja bezpieczeństwa funkcjonalnego, sprawozdania z badań, dokumentacja techniczna, instrukcja obsługi i deklaracja zgodności UE z eksportem w języku angielskim, niemieckim, francuskim i włoskim. Platforma jest dostępna w języku polskim i angielskim; AI przygotowuje wersje robocze, Państwo sprawdzają i zatwierdzają.
Więcej poradników
Niniejszy poradnik zawiera ogólne informacje dla producentów maszyn, sprawdzone z oficjalnymi tekstami prawnymi UE według stanu na 16 października 2026. Nie stanowi porady prawnej. W sprawie decyzji dotyczących konkretnego produktu prosimy zapoznać się z tekstami prawnymi (EUR-Lex) lub skonsultować się z wykwalifikowanym doradcą.