Mandatario UE per le macchine: quando serve e che cosa fa
«Ci serve un rappresentante nell’UE?» è la prima domanda che si pone la maggior parte dei fabbricanti di macchine extra-UE, e la risposta onesta è: dipende da come si vende. Questa guida distingue le due questioni giuridiche che vi sono alla base, elenca che cosa un mandatario deve fare e che cosa non può fare, confronta il ruolo con quello dell’importatore e si chiude con una lista di controllo per sceglierne uno.
Due questioni, non una
Gli esportatori tendono a fondere due questioni giuridiche distinte. La prima è se serva in assoluto un operatore economico stabilito nell’Unione. Dal 16 luglio 2021 l’articolo 4 del regolamento sulla vigilanza del mercato (UE) 2019/1020 risponde con un sì netto per le macchine: senza un tale operatore il prodotto non può essere immesso sul mercato. Quattro configurazioni sono valide: un fabbricante stabilito nell’UE, un importatore, un mandatario con mandato scritto che copra i compiti dell’articolo 4, paragrafo 3 oppure, in mancanza di questi, un fornitore di servizi di logistica dell’UE che gestisce il prodotto.
La seconda questione è se serva specificamente un mandatario. In diritto la risposta è no, in pratica spesso sì. La direttiva macchine lascia al fabbricante la scelta se nominarne uno, e il regolamento macchine lo ribadisce all’articolo 12: un fabbricante «può» nominare un mandatario. Nessuno La obbliga. Ma se vende direttamente a clienti dell’UE, anche online, nella catena non c’è alcun importatore, e allora il mandatario è il modo pratico per disporre di un operatore dell’UE senza fondare una filiale. Un’offerta online rivolta agli utilizzatori finali nell’Unione conta come messa a disposizione sul mercato dell’UE (regolamento 2019/1020, articolo 6): anche il dropshipping non elude quindi la questione.
Vende tramite un importatore dell’UE
L’importatore è per legge l’operatore di cui all’articolo 4. A tale scopo non è richiesto alcun mandatario. Fino al 19 gennaio 2027 deve comunque indicare in ogni dichiarazione CE di conformità una persona stabilita nella Comunità e autorizzata a costituire il fascicolo tecnico; può essere l’importatore, il Suo mandatario o qualsiasi altra persona stabilita nell’UE a cui Lei affidi l’incarico.
Vende direttamente o solo tramite distributori
I distributori non sono operatori di cui all’articolo 4. Le serve un mandatario il cui mandato scritto copra i compiti dell’articolo 4, paragrafo 3, oppure un fornitore di servizi di logistica dell’UE. In pratica il mandatario assume anche il ruolo di persona incaricata del fascicolo tecnico ai sensi della direttiva, così che un solo mandato copre entrambi i punti di contatto con l’UE.
Che cosa fa il mandatario
I compiti sono fissati dalla legge e costituiscono il contenuto minimo del mandato. Il regolamento 2019/1020 li elenca all’articolo 4, paragrafo 3; il regolamento macchine ne riprende il nucleo all’articolo 12, paragrafo 2, per il periodo dal 20 gennaio 2027.
Verificare che la dichiarazione e la documentazione tecnica esistano: L’operatore di cui all’articolo 4 deve verificare che la dichiarazione di conformità UE e la documentazione tecnica siano state redatte (regolamento (UE) 2019/1020, articolo 4, paragrafo 3, lettera a)). Un mandatario che firma un mandato senza aver mai visto il Suo fascicolo non svolge il proprio compito.
Tenere dichiarazione e documentazione a disposizione delle autorità: La dichiarazione deve essere tenuta a disposizione per il periodo previsto dalla normativa applicabile, e la documentazione tecnica deve poter essere messa a disposizione su richiesta. Il regolamento macchine fissa per entrambe 10 anni dall’immissione sul mercato (articolo 12, paragrafo 2, e articolo 10, paragrafo 3).
Fornire informazioni e documentazione su richiesta motivata: Su richiesta motivata di un’autorità di vigilanza del mercato il mandatario deve fornire tutte le informazioni e la documentazione necessarie per dimostrare la conformità, in una lingua facilmente comprensibile per tale autorità (regolamento (UE) 2019/1020, articolo 4, paragrafo 3, lettera b)).
Informare le autorità sui prodotti che presentano un rischio: Se ha motivo di ritenere che un prodotto presenti un rischio, il mandatario deve informarne le autorità di vigilanza del mercato (articolo 4, paragrafo 3, lettera c)). Il mandato dovrebbe stabilire come Lei e il mandatario vi scambiate le informazioni dal campo.
Collaborare alle misure correttive: Il mandatario deve collaborare con le autorità e, su richiesta motivata, garantire che siano adottate misure correttive per rimediare a ogni non conformità (articolo 4, paragrafo 3, lettera d); regolamento macchine, articolo 12, paragrafo 2). Non può riprogettare la Sua macchina, ma può fare in modo che Lei intervenga.
Ai sensi della direttiva macchine il mandato può spingersi oltre: l’articolo 2, lettera j), consente al mandatario di svolgere «in toto o in parte gli obblighi e le formalità» per conto del fabbricante, e il regolamento (CE) n. 765/2008 prevede che la marcatura CE sia apposta soltanto dal fabbricante o dal suo mandatario. Il fatto che il Suo mandatario firmi dichiarazioni o apponga marcature per Suo conto dipende da ciò che prevede il mandato, non dalla legge.
Che cosa il mandatario non può fare
Il mandatario non è il fabbricante e non lo diventa accettando un mandato. Ne derivano tre conseguenze concrete.
Non redige la documentazione tecnica
Il regolamento macchine lo afferma espressamente: gli obblighi di progettare e fabbricare in conformità ai requisiti essenziali e la stesura della documentazione tecnica non possono rientrare nel mandato (articolo 12). Ai sensi della direttiva la «persona autorizzata a costituire il fascicolo tecnico» riunisce il fascicolo e lo fornisce su richiesta motivata; produrre disegni, calcoli, rapporti di prova e valutazione del rischio spetta a Lei.
Non si assume la Sua responsabilità
La dichiarazione di conformità è una Sua dichiarazione, resa sotto la Sua esclusiva responsabilità. Un mandatario che risponde male a un’autorità, o che non è in grado di produrre il fascicolo, crea un problema a Lei in quanto fabbricante: è la macchina a essere considerata non conforme, non il mandatario.
Non sostituisce l’organismo notificato
Dove è richiesta una valutazione da parte di terzi (macchine dell’allegato IV non interamente coperte da norme armonizzate secondo la direttiva; le sei categorie dell’allegato I, parte A, secondo il regolamento), la valutazione è svolta da un organismo notificato. Il mandatario può sbrigare le pratiche con tale organismo per Suo conto, ma non può eseguire la valutazione.
Il mandato scritto
Entrambe le normative richiedono la forma scritta per il mandato e ne collegano l’efficacia giuridica al contenuto. Il regolamento 2019/1020 riconosce il mandatario come operatore di cui all’articolo 4 solo se il mandato lo incarica di svolgere i compiti dell’articolo 4, paragrafo 3. Il regolamento macchine richiede che il mandato consenta al mandatario di svolgere almeno quanto segue: tenere la dichiarazione di conformità UE e la documentazione tecnica a disposizione delle autorità nazionali di vigilanza del mercato per almeno 10 anni dall’immissione sul mercato della macchina, fornire su richiesta motivata tutte le informazioni e la documentazione necessarie a dimostrare la conformità, e collaborare con le autorità a qualsiasi azione intrapresa per eliminare i rischi presentati dalla macchina oggetto del mandato (articolo 12, paragrafo 2).
Oltre al minimo di legge, un mandato che funzioni definisce i prodotti e i mercati coperti, come e in che tempi il mandatario ottiene la documentazione aggiornata, chi firma che cosa, come circolano nei due sensi le informazioni dal campo su incidenti, che cosa succede alla cessazione e come si gestiscono responsabilità e compensi. Conservi una copia del mandato insieme al fascicolo tecnico: le autorità possono richiederla.
Nomi e indirizzi: dove compare il mandatario
Ai sensi della direttiva macchine la marcatura sulla macchina deve riportare la ragione sociale e l’indirizzo completo del fabbricante e, se del caso, del mandatario (allegato I, punto 1.7.3). Ogni dichiarazione CE di conformità indica la persona autorizzata a costituire il fascicolo tecnico, stabilita nella Comunità (allegato II, punto 1.A). Se il mandatario è il Suo operatore di cui all’articolo 4, il suo nome e i suoi dati di contatto, compreso l’indirizzo postale, devono figurare sul prodotto, sull’imballaggio, sul pacco o in un documento di accompagnamento (regolamento 2019/1020, articolo 4, paragrafo 4).
Dal 20 gennaio 2027 la dichiarazione di conformità UE secondo l’allegato V del regolamento macchine indica il fabbricante e, se nominato, il mandatario; la persona distinta incaricata del fascicolo tecnico non esiste più. Il fabbricante deve inoltre indicare sulla macchina il proprio nome, l’indirizzo postale e un sito web, un indirizzo e-mail o un altro contatto digitale come punto di contatto unico (articolo 10). L’indicazione dell’operatore responsabile ai sensi dell’articolo 4, paragrafo 4, continua ad applicarsi in parallelo.
Mandatario o importatore: la differenza
| Aspetto | Mandatario | Importatore |
|---|---|---|
| Base giuridica del ruolo | Mandato scritto del fabbricante (direttiva, art. 2, lettera j; regolamento, art. 12) | Immette sul mercato dell’UE a proprio nome un prodotto di un paese terzo (regolamento, art. 13) |
| Proprietà dei beni | Di norma nessuna; Lei fattura direttamente ai clienti dell’UE | Acquista e rivende; si colloca tra Lei e il mercato |
| Operatore di cui all’articolo 4 (2019/1020) | Sì, se il mandato copre i compiti dell’articolo 4, paragrafo 3 | Sì, automaticamente |
| Obblighi di verifica propri dal 2027 | Compiti previsti dal mandato: conservare, fornire, collaborare | Deve verificare valutazione della conformità, documentazione tecnica, marcatura CE e documenti prima dell’immissione sul mercato; nome e contatto propri sulla macchina; conserva la dichiarazione per 10 anni |
| Rischio di diventare fabbricante | No, finché agisce entro i limiti del mandato | Sì, se vende con il proprio nome o marchio o modifica la macchina in modo rilevante ai fini della conformità (regolamento, art. 17) |
| Responsabilità per danno da prodotti (direttiva 2024/2853) | Può essere chiamato a rispondere se il fabbricante è fuori dall’UE | Può essere chiamato a rispondere se il fabbricante è fuori dall’UE |
Scegliere un mandatario: lista di controllo
Sede nell’UE, con un vero indirizzo postale: Una semplice casella postale non risponde a una richiesta motivata. Il nome e l’indirizzo postale del mandatario figurano sul Suo prodotto o nei relativi documenti, e le autorità scriveranno a quell’indirizzo.
Competenza sulle macchine, non solo un generico servizio di conformità: Il mandatario deve saper leggere una valutazione del rischio secondo la EN ISO 12100, uno schema del circuito di comando e un rapporto di prova, e saperli spiegare a un’autorità nella lingua locale.
Un mandato scritto che copra espressamente i compiti dell’articolo 4, paragrafo 3: Il regolamento 2019/1020 riconosce un mandatario come operatore di cui all’articolo 4 solo se il mandato scritto lo incarica di svolgere i compiti del paragrafo 3. Una formulazione generica non basta.
Entrambi i ruoli previsti dalla direttiva coperti fino al 19 gennaio 2027: Operatore di cui all’articolo 4 e persona autorizzata a costituire il fascicolo tecnico. Un solo mandato può coprire entrambi; verifichi che lo faccia.
Accesso ai documenti concordato nella pratica: Come ottiene il mandatario il fascicolo tecnico aggiornato nei tempi richiesti: un archivio condiviso, un referente definito, una procedura di escalation? Lo metta alla prova una volta prima della prima spedizione.
Ambito: quali prodotti, quali mercati, quali atti dell’UE: Elenchi i tipi o le serie di macchine, gli atti applicabili (direttiva macchine o regolamento macchine, direttiva EMC, direttiva bassa tensione, direttiva ATEX, direttiva apparecchiature radio, a seconda dei casi) e gli Stati membri coperti.
Durata, cessazione e passaggio di consegne: Che ne è dell’obbligo di conservazione di 10 anni quando il mandato termina? Concordi chi conserva che cosa e chi informa le autorità del cambiamento.
Responsabilità, assicurazione e compensi: La direttiva (UE) 2024/2853 sulla responsabilità per danno da prodotti difettosi raggiunge il mandatario di un fabbricante extra-UE. È da aspettarsi la richiesta di una copertura assicurativa e una struttura dei compensi che rifletta il numero di prodotti e la qualità della documentazione.
Come CE-Copilot supporta la configurazione
Il mandatario può conservare e consegnare solo ciò che Lei ha prodotto. CE-Copilot è lo strumento con cui il fabbricante lo produce, in italiano e in inglese:
- Modulo Documentazione tecnica: una lista di controllo di 50 punti (55 ai sensi del regolamento macchine) in otto sezioni secondo l’allegato VII della direttiva (allegato IV del regolamento), archiviazione dei file per ogni voce e un’esportazione completa del progetto in un unico file PDF o Word che il mandatario può tenere a disposizione delle autorità.
- Dichiarazione di conformità con campi per il mandatario e, ai sensi della direttiva, per la persona autorizzata a costituire il fascicolo tecnico; esportazione in inglese, tedesco, francese e italiano dal piano Professional.
- Piano Business: cinque profili utente con ruoli in un solo account, tra cui un ruolo di sola lettura, così che il Suo mandatario o importatore possa consultare ed esportare la documentazione aggiornata senza modificarla, e un audit trail registra chi ha cambiato che cosa.
- Che cosa non fa: CE-Copilot non è un servizio di mandatario, non rilascia certificati e non è consulenza legale. L’IA redige, il fabbricante controlla e firma.
Per il quadro completo dell’accesso al mercato senza una sede nell’UE consulti la panoramica per gli esportatori.
FAQ
Domande frequenti
Il mandatario è obbligatorio per i fabbricanti di macchine extra-UE?
Il mio importatore nell’UE può fare contemporaneamente da mandatario?
Il mandatario redige il mio fascicolo tecnico?
Quali nomi devono comparire sulla macchina e sulla dichiarazione?
Il mandatario risponde della mia macchina?
Che cosa cambia per il mandatario il 20 gennaio 2027?
Conformità UE delle macchine gestita internamente, in italiano
Questa guida è scritta dal team di CE-Copilot, una piattaforma software per l'intero processo CE delle macchine nell'UE: classificazione delle direttive, una ricerca norme su 3600+ norme con stato di armonizzazione, valutazione del rischio secondo EN ISO 12100, documentazione della sicurezza funzionale, rapporti di prova, documentazione tecnica, istruzioni per l'uso e dichiarazione di conformità UE con esportazioni in inglese, tedesco, francese e italiano. La piattaforma è disponibile in italiano e in inglese; l'IA redige le bozze, Lei verifica e approva.
Altre guide
Questa guida è un’informazione generale per i fabbricanti di macchine, verificata sui testi giuridici ufficiali dell’UE (stato: 12 settembre 2026). Non costituisce consulenza legale. Per decisioni sul Suo prodotto specifico consulti i testi giuridici (EUR-Lex) o un consulente qualificato.