Representante autorizado en la UE para máquinas: cuándo se necesita y qué hace
«¿Necesitamos un representante en la UE?» es la primera pregunta que se hacen la mayoría de los fabricantes de máquinas de fuera de la UE, y la respuesta honesta es: depende de cómo venda. Esta guía separa las dos cuestiones jurídicas que hay detrás, enumera lo que un representante autorizado debe hacer y lo que no puede hacer, compara el papel con el de un importador y termina con una lista de comprobación para elegir uno.
Dos cuestiones, no una
Los exportadores tienden a mezclar dos cuestiones jurídicas distintas. La primera es si necesita, para empezar, un operador económico establecido en la Unión. Desde el 16 de julio de 2021, el artículo 4 del Reglamento (UE) 2019/1020 relativo a la vigilancia del mercado responde con un sí rotundo para las máquinas: sin ese operador, el producto no puede introducirse en el mercado. Hay cuatro configuraciones válidas: un fabricante establecido en la UE, un importador, un representante autorizado con un mandato escrito que cubra las tareas del artículo 4, apartado 3, o, si no existe ninguno de ellos, un prestador de servicios logísticos de la UE que gestione el producto.
La segunda cuestión es si necesita específicamente un representante autorizado. En derecho la respuesta es no; en la práctica, a menudo sí. La Directiva relativa a las máquinas deja al fabricante la decisión de designar uno, y el Reglamento relativo a las máquinas dice lo mismo en el artículo 12: un fabricante «podrá» designar un representante autorizado. Nadie le obliga. Pero si vende directamente a clientes de la UE, también en línea, no hay ningún importador en la cadena, y entonces el representante autorizado es la forma práctica de contar con un operador de la UE sin fundar una filial. Una oferta en línea dirigida a usuarios finales de la Unión cuenta como comercialización en el mercado de la UE (Reglamento 2019/1020, artículo 6), de modo que el dropshipping tampoco evita la cuestión.
Vende a través de un importador de la UE
El importador es por ley el operador del artículo 4. No hace falta ningún representante autorizado a ese efecto. Hasta el 19 de enero de 2027 sigue debiendo indicar, en cada declaración CE de conformidad, una persona establecida en la Comunidad y facultada para elaborar el expediente técnico; puede ser el importador, su representante o cualquier otra persona establecida en la UE a quien usted se lo encomiende.
Vende directamente o solo a través de distribuidores
Los distribuidores no son operadores del artículo 4. Necesita un representante autorizado cuyo mandato escrito cubra las tareas del artículo 4, apartado 3, o un prestador de servicios logísticos de la UE. En la práctica, el representante asume también la función de responsable del expediente técnico conforme a la Directiva, de modo que un único mandato cubre los dos puntos de contacto con la UE.
Qué hace el representante autorizado
Las tareas las fija la ley y constituyen el contenido mínimo del mandato. El Reglamento 2019/1020 las enumera en el artículo 4, apartado 3; el Reglamento relativo a las máquinas recoge lo esencial en el artículo 12, apartado 2, para el período a partir del 20 de enero de 2027.
Comprobar que existen la declaración y la documentación técnica: El operador del artículo 4 debe verificar que se han elaborado la declaración UE de conformidad y la documentación técnica (Reglamento (UE) 2019/1020, artículo 4, apartado 3, letra a)). Un representante que firma un mandato sin haber visto nunca su expediente no cumple su función.
Mantener la declaración y la documentación a disposición de las autoridades: La declaración debe mantenerse a disposición durante el período que exija la legislación aplicable, y la documentación técnica debe poder ponerse a disposición cuando se solicite. El Reglamento relativo a las máquinas fija 10 años desde la introducción en el mercado para ambas (artículo 12, apartado 2, y artículo 10, apartado 3).
Facilitar información y documentación previa solicitud motivada: Previa solicitud motivada de una autoridad de vigilancia del mercado, el representante debe facilitarle toda la información y la documentación necesarias para demostrar la conformidad, en una lengua que dicha autoridad pueda comprender fácilmente (Reglamento (UE) 2019/1020, artículo 4, apartado 3, letra b)).
Informar a las autoridades sobre los productos que presenten un riesgo: Cuando tenga motivos para creer que un producto presenta un riesgo, el representante debe informar de ello a las autoridades de vigilancia del mercado (artículo 4, apartado 3, letra c)). Su mandato debería definir cómo intercambian usted y el representante la información procedente del campo.
Cooperar en las medidas correctivas: El representante debe cooperar con las autoridades y, previa solicitud motivada, asegurarse de que se adopten las medidas correctivas necesarias para subsanar cualquier incumplimiento (artículo 4, apartado 3, letra d); Reglamento relativo a las máquinas, artículo 12, apartado 2). No puede rediseñar su máquina; sí puede conseguir que usted actúe.
Con arreglo a la Directiva relativa a las máquinas, el mandato puede ir más lejos: el artículo 2, letra j), permite al representante cumplir «la totalidad o parte de las obligaciones y formalidades» en nombre del fabricante, y el Reglamento (CE) n.º 765/2008 dispone que el marcado CE lo coloca únicamente el fabricante o su representante autorizado. Que su representante firme declaraciones o coloque marcados por usted depende de lo que diga el mandato, no de la ley.
Qué no puede hacer el representante autorizado
El representante autorizado no es el fabricante y no se convierte en tal por aceptar un mandato. De ello se derivan tres consecuencias concretas.
No elabora la documentación técnica
El Reglamento relativo a las máquinas lo dice expresamente: las obligaciones de diseñar y fabricar conforme a los requisitos esenciales y la de elaborar la documentación técnica no pueden formar parte del mandato (artículo 12). Con arreglo a la Directiva, la «persona facultada para elaborar el expediente técnico» reúne el expediente y lo facilita previa solicitud motivada; los planos, los cálculos, los informes de ensayo y la evaluación del riesgo los tiene que elaborar usted.
No asume su responsabilidad
La declaración de conformidad es una declaración suya, hecha bajo su exclusiva responsabilidad. Un representante que responde mal a una autoridad, o que no puede presentar el expediente, le crea un problema a usted como fabricante: la máquina se considera no conforme, no el representante.
No sustituye al organismo notificado
Cuando se exige una evaluación por terceros (máquinas del anexo IV sin cobertura completa de normas armonizadas con arreglo a la Directiva; las seis categorías del anexo I, parte A, con arreglo al Reglamento), la evaluación la realiza un organismo notificado. El representante puede gestionar los trámites con ese organismo en su nombre, pero no puede realizar la evaluación.
El mandato escrito
Ambos reglamentos exigen que el mandato conste por escrito y vinculan su eficacia jurídica a su contenido. El Reglamento 2019/1020 solo reconoce al representante como operador del artículo 4 si el mandato le encomienda realizar las tareas del artículo 4, apartado 3. El Reglamento relativo a las máquinas exige que el mandato permita al representante realizar como mínimo lo siguiente: mantener la declaración UE de conformidad y la documentación técnica a disposición de las autoridades nacionales de vigilancia del mercado durante al menos 10 años después de la introducción de la máquina en el mercado, proporcionar previa solicitud motivada toda la información y documentación necesarias para demostrar la conformidad, y cooperar con las autoridades en cualquier acción que se adopte para eliminar los riesgos que presente la máquina objeto del mandato (artículo 12, apartado 2).
Más allá del mínimo legal, un mandato que funcione define los productos y mercados cubiertos, cómo obtiene el representante la documentación actualizada y en qué plazo, quién firma qué, cómo fluye en ambos sentidos la información de campo sobre incidentes, qué ocurre al terminar el mandato y cómo se tratan la responsabilidad y los honorarios. Conserve una copia del mandato junto con el expediente técnico: las autoridades pueden pedirla.
Nombres y direcciones: dónde aparece el representante
Con arreglo a la Directiva relativa a las máquinas, el marcado de la máquina debe incluir la razón social y la dirección completa del fabricante y, en su caso, de su representante autorizado (anexo I, punto 1.7.3). Toda declaración CE de conformidad indica la persona facultada para elaborar el expediente técnico, establecida en la Comunidad (anexo II, punto 1.A). Si el representante es su operador del artículo 4, su nombre y sus datos de contacto, incluida la dirección postal, deben figurar en el producto, en su embalaje, en el paquete o en un documento adjunto (Reglamento 2019/1020, artículo 4, apartado 4).
A partir del 20 de enero de 2027, la declaración UE de conformidad conforme al anexo V del Reglamento relativo a las máquinas indica el fabricante y, si se ha designado, el representante autorizado; la persona distinta responsable del expediente técnico deja de existir. Además, el fabricante debe indicar en la máquina su propio nombre, su dirección postal y un sitio web, una dirección de correo electrónico u otro contacto digital como punto de contacto único (artículo 10). La indicación del operador responsable conforme al artículo 4, apartado 4, sigue aplicándose en paralelo.
Representante autorizado o importador: la diferencia
| Aspecto | Representante autorizado | Importador |
|---|---|---|
| Base jurídica del papel | Mandato escrito del fabricante (Directiva, art. 2, letra j; Reglamento, art. 12) | Introduce en el mercado de la UE, en su propio nombre, un producto de un tercer país (Reglamento, art. 13) |
| Propiedad de las mercancías | Normalmente ninguna; usted factura directamente a los clientes de la UE | Compra y revende; se sitúa entre usted y el mercado |
| Operador del artículo 4 (2019/1020) | Sí, si el mandato cubre las tareas del artículo 4, apartado 3 | Sí, automáticamente |
| Obligaciones propias de verificación desde 2027 | Tareas según el mandato: conservar, facilitar, cooperar | Debe verificar la evaluación de la conformidad, la documentación técnica, el marcado CE y los documentos antes de la introducción en el mercado; su propio nombre y contacto en la máquina; conserva la declaración 10 años |
| Riesgo de convertirse en fabricante | No, mientras actúe dentro del mandato | Sí, si vende con su propio nombre o marca o modifica la máquina de forma que afecte a la conformidad (Reglamento, art. 17) |
| Responsabilidad por productos defectuosos (Directiva 2024/2853) | Puede ser considerado responsable cuando el fabricante está fuera de la UE | Puede ser considerado responsable cuando el fabricante está fuera de la UE |
Elegir un representante autorizado: lista de comprobación
Establecimiento en la UE, con una dirección postal real: Un buzón no responde a una solicitud motivada. El nombre y la dirección postal del representante figuran en su producto o en su documentación, y las autoridades le escribirán a él.
Competencia en máquinas, no solo un servicio genérico de cumplimiento: El representante debe saber leer una evaluación del riesgo conforme a la norma EN ISO 12100, un esquema del circuito de mando y un informe de ensayo, y explicarlos a una autoridad en la lengua local.
Un mandato escrito que cubra expresamente las tareas del artículo 4, apartado 3: El Reglamento 2019/1020 solo reconoce a un representante autorizado como operador del artículo 4 si el mandato escrito le encomienda realizar las tareas del apartado 3. Una redacción genérica no basta.
Ambos papeles de la Directiva cubiertos hasta el 19 de enero de 2027: Operador del artículo 4 y persona facultada para elaborar el expediente técnico. Un único mandato puede cubrir ambos; compruebe que lo hace.
Acceso a los documentos acordado en la práctica: ¿Cómo obtiene el representante el expediente técnico actualizado en el plazo exigido: un repositorio compartido, un contacto definido, una vía de escalado? Pruébelo una vez antes del primer envío.
Alcance: qué productos, qué mercados, qué actos de la UE: Enumere los tipos o series de máquinas, los actos aplicables (Directiva o Reglamento relativo a las máquinas, Directiva de compatibilidad electromagnética, de baja tensión, ATEX o de equipos radioeléctricos, según corresponda) y los Estados miembros cubiertos.
Duración, extinción y traspaso: ¿Qué ocurre con la obligación de conservación de 10 años cuando termina el mandato? Acuerde quién conserva qué y quién informa a las autoridades del cambio.
Responsabilidad, seguro y honorarios: La Directiva (UE) 2024/2853 sobre responsabilidad por los daños causados por productos defectuosos alcanza al representante de un fabricante de fuera de la UE. Cabe esperar exigencias de seguro y una estructura de honorarios que refleje el número de productos y la calidad de la documentación.
Cómo respalda CE-Copilot la configuración
El representante solo puede conservar y entregar lo que usted haya elaborado. CE-Copilot es la herramienta del fabricante para elaborarlo, en español y en inglés:
- Módulo de Documentación técnica: una lista de comprobación de 50 puntos (55 con arreglo al Reglamento relativo a las máquinas) en ocho secciones conforme al anexo VII de la Directiva (anexo IV del Reglamento), almacenamiento de archivos por punto y una exportación completa del proyecto en un único archivo PDF o Word que el representante puede mantener a disposición de las autoridades.
- Declaración de conformidad con campos para el representante autorizado y, con arreglo a la Directiva, para la persona facultada para elaborar el expediente técnico; exportación en inglés, alemán, francés e italiano desde el plan Professional.
- Plan Business: cinco perfiles de usuario con roles en una sola cuenta, entre ellos un rol de solo lectura, para que su representante o importador pueda consultar y exportar la documentación actualizada sin editarla, y un registro de auditoría deja constancia de quién cambió qué.
- Lo que no hace: CE-Copilot no es un servicio de representante autorizado, no emite certificados y no es asesoramiento jurídico. La IA redacta; el fabricante revisa y firma.
Para ver el panorama completo del acceso al mercado sin una entidad en la UE, consulte la visión general para exportadores.
FAQ
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio un representante autorizado para los fabricantes de máquinas de fuera de la UE?
¿Puede mi importador de la UE actuar al mismo tiempo como mi representante autorizado?
¿Elabora el representante autorizado mi expediente técnico?
¿Qué nombre figura en la máquina y en la declaración?
¿Es responsable el representante autorizado de mi máquina?
¿Qué cambia para el representante autorizado el 20 de enero de 2027?
Cumplimiento de la normativa de máquinas de la UE en la propia empresa, en español
Esta guía ha sido elaborada por el equipo que está detrás de CE-Copilot, una plataforma de software para todo el proceso CE de máquinas en la UE: clasificación de directivas, un buscador de normas con 3600+ normas y su estado de armonización, evaluación del riesgo según EN ISO 12100, documentación de la seguridad funcional, informes de ensayo, documentación técnica, manual de instrucciones y declaración UE de conformidad con exportaciones en inglés, alemán, francés e italiano. La plataforma está disponible en español y en inglés; la IA redacta, usted revisa y aprueba.
Más guías
Esta guía es información general para fabricantes de máquinas, contrastada con los textos jurídicos oficiales de la UE a fecha de 12 de septiembre de 2026. No constituye asesoramiento jurídico. Para decisiones sobre su producto concreto, consulte los textos jurídicos (EUR-Lex) o a un asesor cualificado.